Triển khai microsoft office sharepoint server 2007 cho hệ thống mạng doanh nghiệp - p
 

TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 CHO HỆ THỐNG MẠNG DOANH NGHIỆP - PHẦN 5: LÀM VIỆC VỚI MEETING
WORKSPACE http://msopenlab.com/uploads/thumb_MeetingwvsF.jpg


I. Giới thiệu:

Microsoft Office Sharepoint Server 2007 cung cấp một Site Template gọi là “Meeting Workspace”. Meeting Workspace cung cấp cho bạn một nơi lưu trữ các tài liệu liên quan đến cuộc họp, việc chuẩn bị cho cuộc họp, mục đích của cuộc họp và thành phần tham dự đến tất cả các thành viên trong công ty. Trong phần 5 này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn “Làm việc với Meeting Workspace”.

Phần 5 bao gồm các bước:

1. Tạo Meeting Workspace bằng Template

2. Tạo Calendar Events


3. Tạo Meeting Workspace cho Calendar Events


4. Tạo các đối tượng trong Meeting Workspace


5. Tạo thành phần “Chuẩn bị” cho Meeting Workspace

II. Thực hiện:
1. Tạo Meeting Workspace bằng Template
- Mở trang http://server:55555, vào mục Site Actions, chọn Create


http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image001.jpg

- Ở mục Web Pages, chọn Sites and Workspaces


http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image002.jpg

- Trong trang New Sharepoint Site, nhập vào nội dung như bên dưới. Sau đó, nhấn Create để bắt đầu tạo mới


http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image003.jpg


http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image004.jpg

- Giao diện trang “Họp tuần” sẽ xuất hiện


http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image005.jpg

2. Tạo Calendar Events:
- Quay trở lại trang “Home”, nhấn chọn View All Site Content

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image006.jpg

- Bên dưới mục Lists, nhấn chọn Calendar

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image007.jpg

- Trong trang Calendar, nhấn New để tạo mới Calendar Event

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image008.jpg

- Trong trang Calendar: New Item, lần lượt điền vào nội dung như bên dưới: Title, Description, Start Time, End Time
+ Ở mục Recurrence, đánh dấu check vào ô Make this a repeating event.
Vì Seminar của tôi sẽ làm vào chủ nhật đầu tiên của mỗi tháng nên tôi chọn “The first Sunday of every 1 months”. Cuối cùng bạn nhấn OK để bắt đầu tạo mới

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image009.jpg

- Sự kiện đã được thêm vào Calendar

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image010.jpg

3. Tạo Meeting Wokspace cho Calendar Events:
- Trong trang Calendar, vào mục View, chọn All Events để xem các sự kiện diễn ra trong tháng

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image011.jpg


http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image012.jpg

- Nhấn chuột vào “Seminar at Nhat Nghe”, chọn Edit Item

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image013.jpg

- Ở mục Workspace, đánh dấu check vào Use a Meeting Workspace to organize attendees, agendas, documents, minutes, and other details for this event. Sau đó nhấn OK

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image014.jpg

- Hộp thoại Confirm, nhấn OK

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image015.jpg

- MOSS sẽ đưa bạn đến trang New or Existing Meeting Workspace, chọn các mục như bên dưới . Sau đó nhấn OK

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image016.jpg

- Trong trang Template Selection, chọn Basic Meeting Workspace, nhấn OK

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image017.jpg

- Giao diện Meeting Workspace của Event “Seminar at Nhat Nghe” xuất hiện. Ở bên trái, bạn sẽ thấy lịch trình của ngày diễn ra sự kiện (chủ nhật đầu tiên của mổi tháng) Ngoài ra, còn có các mục sau:
+ Objective: Mục đích của sự kiện
+ Attendees: Những người tham dự
+ Agenda: Lịch trình chi tiết của sự kiện (Ví dụ: ông Nguyễn Văn A sẽ phát biểu vấn đề gì trong thời gian bao lâu…?)
+ Document Library: Tài liệu tham khảo dành cho hội nghị

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image018.jpg

4. Tạo các đối tượng trong Meeting Workspace:
a. Tạo Objective:
- Ở khung bên trái, bạn chọn thời gian cho đợt diễn ra sự kiện kế tiếp. Ở mục Objective, bạn chọn Add new item

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image019.jpg

- Trong trang Objective: New Item, điền vào mục đích của sự kiện. Ví dụ: All of Students in HCM City, sau đó nhấn OK

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image020.jpg

- Mục đích của sự kiện đã được thêm vào

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image021.jpg

b. Tạo Agenda:
- Bên dưới mục Agenda, chọn Add New Item

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image022.jpg

- Trong trang Agenda: New Item, lần lượt điền vào nội dung phát biểu và thời gian. Sau đó nhấn OK

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image023.jpg

- Tương tự, bạn tạo thêm thời gian biểu cho từng người. Kết quả bạn được như sau:

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image024.jpg

c. Tạo Attendees (căn cứ vào tên bạn đã tạo bên Agenda để tạo Attendees):
- Bên dưới mục Attendees, chọn Manage Attendees

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image025.jpg

- Trong trang Attendees, nhấn chọn New để bắt đầu tạo danh sách

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image026.jpg

- Ở khung Name, bạn có thể nhập vào tên user hoặc email của User, sau đó nhấn Check Names. Ở mục Response, chọn Accepted. Sau đó nhấn OK

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image027.jpg

- Cứ như vậy, bạn tạo thêm các user tham dự

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image028.jpg
http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image029.jpg

5. Tạo thành phần “Chuẩn bị”:
- Mặc định Sharepoint đã tạo cho bạn các thành phần Objectives, Attendees, Agenda và Document Library. Bây giờ chúng ta sẽ tạo thêm thành phần mới là “Chuẩn bị”. Vào mục Site Actions, chọn Site Settings

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image030.jpg

- Ở mục Site Administration, chọn Site Libraries and Lists

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image031.jpg

- Trong trang Site Libraries and Lists, chọn Create New Content

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image032.jpg

- Trong trang Create, ở mục Custom Lists, chọn Things To Bring

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image033.jpg

- Điền vào khung Name: Chuẩn bị, các thiết lập còn lại như mặc định. Sau đó nhấn Create

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image034.jpg

- Nhấn New để tạo mới.

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image035.jpg

- Bạn có thể tạo thêm những thứ cần chuẩn bị như: Projector, Laptop và người phụ trách chuẩn bị những vật dụng đó

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image036.jpg


http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image037.jpg

- Cuối cùng bạn đã có một trang Worskpace hoàn chỉnh cho việc thực hiện Events “Seminar at Nhat Nghe”

http://msopenlab.com/lab/SHAREPOINTSRV6/image038.jpg

By Nguyễn Mạnh Trọng
www.msopenlab.com