TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 CHO HỆ THỐNG MẠNG DOANH NGHIỆP – PHẦN 3: TẠO VÀ QUẢN LÝ LIBRARY
I. Giới thiệu:
Một trong những các tính năng mà MOSS 2007 cung cấp là dịch vụ Library. Library là một nơi để lưu trữ tài liệu hoặc các form hợp đồng mẫu. Trong việc kinh doanh, nhu cầu làm việc với các tài liệu một cách nhanh chóng và có hiệu quả là tầm quan trọng của hầu hết các công ty. Trong phần trước, các bạn đã làm quen với Sharepoint List (qua việc tạo các Custom List). Trong phần 3 này, tôi sẽ hướng dẫn với các bạn “Tạo và quản lý library” để làm việc hiệu quả với tất cả các loại dữ liệu, các form hợp đồng mẫu trên MOSS 2007.
Phần 3 bao gồm các bước:
1. Tạo Document Library “Thư viện văn bản”
2. Tạo Form Library “Thư viện form hợp đồng” và thiết kế form “Hóa đơn bán hàng”
3. Tạo Picture Library “Hình ảnh nhân viên”
4. Tạo mới 1 thực mục trên Document Library “Văn bản đang xử lý”
5. Check in và check out trong văn bản
6. Làm việc với Offline Document bằng cách kết nối với Microsoft Outlook 2007
II. Chuẩn bị
- Hoàn thành
Phần 1: Tạo và quản lý Sharepoint Site
- Cài đặt
Microsoft Office 2007 (cài Full)
III. Thực hiện:
1. Tạo Document Library
- Mở trang
Team Discussion, bung mục
Site Actions, chọn
Create
- Ở mục
Libraries, chọn
Document Library
- Trong cửa sổ
New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn
Create để bắt đầu tạo mới
Document Library
2. Tạo Form Library:
- Quay lại trang
Team Discussion, bung mục
Site Actions, chọn
Create
- Ở mục
Libraries, chọn
Form Library
- Trong cửa sổ
New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn
Create để bắt đầu tạo mới
Form Library
- Mở
“Thư viện form hợp đồng”, bung mục
Site Actions, chọn
Site Settings
- Ở mục
Galleries, chọn
Site content types
- Trong cửa sổ
Site Content Type Gallery, nhấn
Create
- Trong trang
New Site Content Type, điền vào các thông tin như bên dưới.
+ Select parent content type from: chọn
Document Content Types
+ Parent Content Type: chọn
Form
Nhấn
OK để bắt đầu tạo mới
- Trong trang
Site Content Type, ở mục
Settings, chọn
Advanced Settings
- Ở mục
Document Template, chọn tùy chọn
Upload a new document Template, Browse đến file:
C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\INFFORMS\1033\purchord.xsn (Đây là file template của Microsoft Office Info Path;
1033 là ngôn ngữ English,
1036 là ngôn ngữ Pháp,
1049 là ngôn ngữ Nga…). Sau đó nhấn
OK
- Quay lại trang
“Thư viện form hợp đồng”, bung mục
Settings, chọn
Form Library Settings
- Ở mục
General Settings, chọn
Advanced Settings
- Ở phần
Content Types, bên dưới
Allow management of content types, bạn chọn
Yes. Các thiết lập còn lại như mặc định, sau đó nhấn
OK
- Trong trang
Customize “Thư viện form hợp đồng”, ở mục
Content Types, chọn
Add form existing site content types
- Chọn “
Hóa đơn đặt hàng”, nhấn
Add, sau đó nhấn
OK
- Chọn
Change new button order and default content type
- Đảm bảo ở “
Hóa đơn đặt hàng”, mục
Position from Top có giá trị là
1, nhấn
OK
- Quay trở lại trang
“Thư viện form hợp đồng”, nhấn
New để bắt đầu tạo mới
- Chương trình
Microsoft Info Path 2007 sẽ được mở ra (nằm trong bộ Office 2007). Form mẫu
Purchase Order đã được tạo sẵn.
- Bạn cũng có thể việt hóa lại bằng cách vào menu
Tools, chọn
Design this form…
3. Tạo Picture Library
- Mở trang
Team Discussion, bung mục
Site Actions, chọn
Create
- Ở mục
Library, chọn
Picture Library
- Trong cửa sổ
New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn
Create để bắt đầu tạo mới
Picture Library
- Mở trang
“Hình ảnh nhân viên” vừa tạo, nhấn
Upload, chọn
Upload Picture (đừng chọn
Upload Multiple Picture vì nếu bạn chọn ở đây sẽ bị lỗi)
- Bạn có thể upload từng hình hoặc upload nhiều hình cùng lúc (để upload nhiều hình, bạn nhấn giữ 2 phím
CTRL + ALT, sau đó nhấn
Upload Multiple Files…)
- Chọn thư mục chứa hình, sau đó đánh dấu check vào tất cả các hình, nhấn
OK
- Hộp thoại xác nhận upload hình, nhấn
Yes
- Hình ảnh đã được up thành công
4. Tạo folder trong Document Library
- Mở trang
“Thư mục văn bản”, nhấn
New, chọn
New Folder
- Đặt tên
“Văn bản đang xử lý”, nhấn
OK
- Upload file
hopdong.docx lên
“Thư viện văn bản”
5. Checking in và checking out trong file văn bản
Một trong những tính năng được cung cấp bởi MOSS 2007 là quản lý tài liệu. Checking in và checking out trong văn bản cho phép người khác biết những tài liệu bạn đang làm việc để họ không làm việc trên chúng cùng một lúc. Khi sử dụng checking in và checking out, bạn có thể nhập ý kiến về những gì bạn đã thay đổi mà những người khác sau đó có thể xem.
- Di chuyển chuột vào file
hopdong.docx, chọn
Check out
- Hộp thoại xác nhận
Check out, nhấn
OK
- Bạn sẽ thấy có biểu tượng màu xanh ở file văn bản. Biểu tượng này sẽ cho người khác biết là bạn đang chỉnh sửa file này và họ sẽ không được phép chỉnh sửa cùng lúc với bạn.
- Sau khi chỉnh sửa file
hopdong.docx xong, bạn nhấn
Check In
- Bạn có thể để lại
comments để người khác biết bạn đã chỉnh sửa. Sau đó nhấn
OK
6. Làm việc với Offline Documents
- Mở trang
“Thư viện văn bản”, bung mục
Actions, chọn
Connect to Outlook
-
Log on vào
mailbox user HOANG THUY TRAN, hộp thoại
Connect this Sharepoint Document Library to Outlook, chọn
Yes
-
Sharepoint List sẽ được tự động tạo ra trong
Outlook, và
Document Library cũng sẽ được tự động
download về Outlook.
By Nguyễn Mạnh Trọng
www.msopenlab.com