TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 CHO HỆ THỐNG MẠNG DOANH NGHIỆP - PHẦN 5: LÀM VIỆC VỚI MEETING
WORKSPACE
I. Giới thiệu:
Microsoft Office Sharepoint Server 2007 cung cấp một Site Template gọi là “Meeting Workspace”. Meeting Workspace cung cấp cho bạn một nơi lưu trữ các tài liệu liên quan đến cuộc họp, việc chuẩn bị cho cuộc họp, mục đích của cuộc họp và thành phần tham dự đến tất cả các thành viên trong công ty. Trong phần 5 này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn “Làm việc với Meeting Workspace”.
Phần 5 bao gồm các bước:
1. Tạo Meeting Workspace bằng Template
2. Tạo Calendar Events
3. Tạo Meeting Workspace cho Calendar Events
4. Tạo các đối tượng trong Meeting Workspace
5. Tạo thành phần “Chuẩn bị” cho Meeting Workspace
II. Thực hiện:
1. Tạo Meeting Workspace bằng Template
- Mở trang
http://server:55555, vào mục
Site Actions, chọn
Create
- Ở mục
Web Pages, chọn
Sites and Workspaces
- Trong trang
New Sharepoint Site, nhập vào nội dung như bên dưới. Sau đó, nhấn
Create để bắt đầu tạo mới
- Giao diện trang
“Họp tuần” sẽ xuất hiện
2. Tạo Calendar Events:
- Quay trở lại trang
“Home”, nhấn chọn
View All Site Content
- Bên dưới mục
Lists, nhấn chọn
Calendar
- Trong trang
Calendar, nhấn
New để tạo mới
Calendar Event
- Trong trang
Calendar: New Item, lần lượt điền vào nội dung như bên dưới:
Title, Description, Start Time, End Time
+ Ở mục
Recurrence, đánh dấu check vào ô
Make this a repeating event.
Vì Seminar của tôi sẽ làm vào chủ nhật đầu tiên của mỗi tháng nên tôi chọn “
The first Sunday of every 1 months”. Cuối cùng bạn nhấn
OK để bắt đầu tạo mới
- Sự kiện đã được thêm vào
Calendar
3. Tạo Meeting Wokspace cho Calendar Events:
- Trong trang
Calendar, vào mục
View, chọn
All Events để xem các sự kiện diễn ra trong tháng
- Nhấn chuột vào
“Seminar at Nhat Nghe”, chọn
Edit Item
- Ở mục
Workspace, đánh dấu check vào
Use a Meeting Workspace to organize attendees, agendas, documents, minutes, and other details for this event. Sau đó nhấn
OK
- Hộp thoại
Confirm, nhấn
OK
- MOSS sẽ đưa bạn đến trang
New or Existing Meeting Workspace, chọn các mục như bên dưới . Sau đó nhấn
OK
- Trong trang
Template Selection, chọn
Basic Meeting Workspace, nhấn
OK
- Giao diện
Meeting Workspace của
Event “Seminar at Nhat Nghe” xuất hiện. Ở bên trái, bạn sẽ thấy lịch trình của ngày diễn ra sự kiện (chủ nhật đầu tiên của mổi tháng) Ngoài ra, còn có các mục sau:
+ Objective: Mục đích của sự kiện
+ Attendees: Những người tham dự
+ Agenda: Lịch trình chi tiết của sự kiện (Ví dụ: ông Nguyễn Văn A sẽ phát biểu vấn đề gì trong thời gian bao lâu…?)
+ Document Library: Tài liệu tham khảo dành cho hội nghị
4. Tạo các đối tượng trong Meeting Workspace:
a. Tạo Objective:
- Ở khung bên trái, bạn chọn thời gian cho đợt diễn ra sự kiện kế tiếp. Ở mục
Objective, bạn chọn
Add new item
- Trong trang
Objective: New Item, điền vào mục đích của sự kiện. Ví dụ:
All of Students in HCM City, sau đó nhấn
OK
- Mục đích của sự kiện đã được thêm vào
b. Tạo Agenda:
- Bên dưới mục
Agenda, chọn
Add New Item
- Trong trang
Agenda: New Item, lần lượt điền vào nội dung phát biểu và thời gian. Sau đó nhấn
OK
- Tương tự, bạn tạo thêm thời gian biểu cho từng người. Kết quả bạn được như sau:
c. Tạo Attendees (căn cứ vào tên bạn đã tạo bên Agenda để tạo Attendees):
- Bên dưới mục
Attendees, chọn
Manage Attendees
- Trong trang
Attendees, nhấn chọn
New để bắt đầu tạo danh sách
- Ở khung
Name, bạn có thể nhập vào tên user hoặc email của User, sau đó nhấn
Check Names. Ở mục
Response, chọn
Accepted. Sau đó nhấn
OK
- Cứ như vậy, bạn tạo thêm các user tham dự
5. Tạo thành phần “Chuẩn bị”:
- Mặc định Sharepoint đã tạo cho bạn các thành phần
Objectives,
Attendees, Agenda và
Document Library. Bây giờ chúng ta sẽ tạo thêm thành phần mới là “
Chuẩn bị”. Vào mục
Site Actions, chọn
Site Settings
- Ở mục
Site Administration, chọn
Site Libraries and Lists
- Trong trang
Site Libraries and Lists, chọn
Create New Content
- Trong trang
Create, ở mục
Custom Lists, chọn
Things To Bring
- Điền vào khung
Name: Chuẩn bị, các thiết lập còn lại như mặc định. Sau đó nhấn
Create
- Nhấn
New để tạo mới.
- Bạn có thể tạo thêm những thứ cần chuẩn bị như:
Projector, Laptop và
người phụ trách chuẩn bị những vật dụng đó
- Cuối cùng bạn đã có một trang Worskpace hoàn chỉnh cho việc thực hiện
Events “Seminar at Nhat Nghe”
By Nguyễn Mạnh Trọng
www.msopenlab.com