ỨNG DỤNG WORKFLOW CHO DOANH NGHIỆP - PHẦN 3: ỨNG DỤNG COLLECT SIGNATURE WORKFLOW VÀO DOCUMENT LIBRARY
I. Giới thiệu:
Bạn là trưởng phòng của 1 công ty ABC. Sắp tới đây, công ty của bạn sẽ có 1 hội nghị khách hàng thường niên hằng năm và bạn phải lên kế hoạch thu chi cho hội nghị. Sau đó bạn phải in bảng thu chi đó ra và đi đến từng phòng đưa cho các sếp ký. Có cách nào đơn giản hơn không?
Thay vì phải đi đến gõ cửa từng phòng để xin chữ ký, tại sao bạn không dùng đến Collect Signature Workflow ? Workflow này sẽ giúp bạn thu thập toàn bộ chữ ký điện tử của các nhân viên mà bạn yêu cầu. Trong phần 3 của loạt bài viết này, tôi sẽ giới thiệu với các bạn cách “
Ứng dụng Collect Signature Workflow vào Document Library”
Phần 3 bao gồm các bước:
1. Tìm hiểu về Collect Signature Workflow
2. Cấu hình Collect Signature Workflow
3. Kiểm tra Collect Signature Workflow
II. Chuẩn bị:
- Hoàn tất khâu chuẩn bị như phần 1
- Cài đặt
Enterprise CA + xin CA cho từng user (xem chi tiết ở
đây)
+ CA của user TRONG MANH NGUYEN:
+ CA của user HOANG THUY TRAN:
+ CA của user HUE TRAN VAN:
- Tạo mới
Document Library: Event’s Plan trong
Sharepoint. Mở
Sharepoint Site, ở phía bên trái chọn
Documents
- Trong màn hình
All Site Content, chọn
Create
- Phía dưới mục
Library, chọn
Document Library
- Đặt tên là
Event’s Plan, sau đó nhấn
Create để tạo mới
- Chuẩn bị 1 file excel, ví dụ:
seminar_plan(150509).xlsx. Upload file này lên
Document Library Event’s Plan
III. Thực hiện:
1. Tìm hiểu về Collect Signature Workflow
Như đã trình bày ở phần giới thiệu, Collect Signature Workflow sẽ thu thập toàn bộ các chữ ký điện tử của các nhân viên mà bạn yêu cầu. Vậy chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện tử là loại chữ ký mà mọi người có thể add vào 1 file. Nó giống như bạn dùng cây bút ký tên lên 1 tờ giấy, thì thay vì vậy, bạn sẽ ký lên file điện tử bằng cách gõ vào. Đi kèm theo với chữ ký điện tử là 1 digital certificate. Chữ ký điện tử phải khớp với digital certificate, nó dùng để chứng minh chữ ký của người ký vào là thật. Nếu tên trên chữ ký khác với digital certificate thì khi bạn ký vào sẽ bị báo là không hợp lệ.
2. Cấu hình Collect Signature Workflow
- Log on user
TRONG MANH NGUYEN, mở
Sharepoint Site, nhấn chuột vào file
seminar_plan(150509), chọn
Edit In Microsoft Office Excel
- Hộp thoại
Windows Internet Explorer cảnh báo, bạn nhấn
OK
- Đặt trỏ chuột phía dưới chữ
Tổng Cộng, vào menu
Insert, chọn biểu tượng
Signature Line
-Trong hộp thoại
Signature Setup, điền vào các mục sau:
+ Suggested signer: Họ tên người bạn muốn yêu cầu ký tên
+ Suggested signer’s title: Chức vụ của người đó
+ Suggested signer’s email address: Địa chỉ email của người đó
Sau khi điền xong bạn nhấn
OK
- Tiếp tục,
Mr Trong cũng cần 2 ông sếp nữa phải ký tên vào văn bản này là
Mr Hue và Mr
Hoang. Phía dưới khung chữ ký dành cho Mr Trong, vào menu
Insert, chọn
Signature Line
- Nhập vào thông tin của Mr Hoang, nhấn
OK
- Tương tự bạn insert thêm signature cho Mr Hue
- Lúc này bạn đã có 3 khung dành cho 3 chữ ký
- Double click vào ô dành cho MR Trong, nhập vào họ tên giống như trên CA được cấp phát, sau đó nhấn
Sign
- Sau khi ký xong thì file
seminar_plan(150509) sẽ có thuộc tính
Read Only
- Nhấn chuột vào biểu tượng Office ở bên góc trái
, chọn
Workflows. Ở mục
Collect Signatues, nhấn
Start để bắt đầu khởi động
Collect Signature Workflow
- Trong màn hình
Suggested Signer, lần lượt nhấn vào biểu tượng
Check Names, sau đó nhấn
Start
- Quay trở lại Sharepoint Site, lúc này sẽ xuất hiện thêm cột
“Collect Signature” và
Status là “
In Progress”
3. Kiểm tra Collect Signature Workflow
- Log on user HOANG THUY TRAN, mở
Microsoft Outlook 2007, 1 email đã được gửi tới cho Mr Hoang. Nhấn vào chữ “
here”
- Trong trang
Tasks: This document requires your signature, chọn file
seminar_plan(150509)
- Trên khung
Workflow Task, nhấn chọn
Sign…
- Nhập vào họ tên giống như trên CA được cấp phát:
HOANG THUY TRAN, sau đó nhấn
Sign
- Tương tự, log on user
HUE TRAN VAN, và
sign in vào file văn bản
- Sau khi user
HUE TRAN VAN ký xong thì Workflow xem như hoàn tất. Log on user
TRONG MANH NGUYEN, mở
Sharepoint Site, vào
Document Library Event’s Plan chọn
Completed
- Những thông tin về Workflow sẽ xuất hiện
+ Mục Workflow Information: cho biết thông tin về Workflow (ai tạo này workflow này, vào thời điểm nào?)
+ Mục Tasks: cho biết ai được chỉ định review file này, và tình trạng Completed hay Rejected
+ Mục Workflow History: cho biết thông tin góp ý của những người được yêu cầu ký tên trên file
-- Hết phần 3 --