Shared Mailbox

Shared Mailbox


1.Giới thiệu
Exchange Server 2007 giới thiệu nhiều loại recipient mới, một trong số đó là shared mailbox. Shared mailbox cho phép nhiều user (thí dụ các nhân viên thuộc bộ phận hỗ trợ khách hàng) có thể truy cập một mailbox chung nhưng mỗi user vẫn có một AD account riêng (và như vậy vẫn có thể có một mailbox riêng). Account ứng với shared mailbox này bị disabled (giống như room hay equipment mailbox) do đó không một user nào có thể dùng account này để logon.
2.Chuẩn bị
Tạo security group tên support. Tạo 2 mailbox sup1 và sup2. Add 2 mailbox sup1 và sup2 vào group support.
3.Tạo shared mailbox
Ta không thể tạo shared mailbox từ trong Exchange Management Console mà phải tạo từ Exchange Management Shell.
Tạo shared mailbox tên sup từ Exchange Management Shell:
[PS] C:\>New-Mailbox -Name 'sup' -Database 'Mailbox Database' -OrganizationalUni
t 'nhatnghe.local/Users' -Shared -UserPrincipalName '[email protected]'

Hình 1
Kiểm tra lại trong Exchange Management Console thấy đã có shared mailbox sup

Hình 2
4.Cấp quyền FullAccess cho group support
[PS] C:\>Add-MailboxPermission -Identity 'sup' -User 'support' -AccessRights Ful
lAccess

Hình 3
5.Cấp quyền SendAs cho group support (để các thành viên có thể gởi mail bằng địa chỉ email của shared mailbox)
[PS] C:\>Add-ADPermission -Identity 'sup' -User 'support' -ExtendedRights Send-A
S

Hình 4
6.Truy cập shared mailbox
Cách 1:
Cấu hình Office Outlook profile cho user sup1 như bình thường (vì sup1 vẩn có quyền có mailbox riêng như đã nói ở trên). Sau đó cấu hình lại cho user sup1 như sau.
Vào Control Panel -> Mail -> Show Profiles…

Hình 5
Double click profile sup1

Hình 6
Click E-mail Accounts

Hình 7
Click Change

Hình 8
Click More Settings…

Hình 9
Trong tab Advanced, mục Open these additional mailboxes: click Add

Hình 10
Nhập địa chỉ email của shared mailbox: [email protected]
Click OK -> OK -> Next -> Finish -> Close -> Close -> OK
Mở Office Outlook profile sup1

Hình 11
Cách này có tiện lợi là user sup1 vừa có thể truy cập mailbox của riêng mình (sup1) vừa có thể truy cập shared mailbox (sup) trong một giao diện Office Outlook chung. Khi nào muốn send mail với tư cách shared mailbox chỉ cần chọn From là user sup là xong.

Hình 12
Tuy nhiên cách này có bất tiện là không lưu mail đã gởi với tư cách shared mailbox (sup) vào Sent Items của shared mailbox (sup) mà vào Sent Items của mailbox riêng (sup1).

Hình 13
Cách 2:
Cấu hình Outlook profile riêng để truy cập shared mailbox.
Vào Control Panel -> Mail -> Show Profiles… -> Tạo profile mới như bình thường cho tới màn hình Microsoft Exchange Settings

Hình 14
Màn hình Microsoft Exchange Settings, mục User Name nhập shared mailbox (sup), click Check Name

Hình 15
Màn hình Check Name, mục Change to click chọn sup (shared mailbox), click OK

Hình 16
Mục user name nhập sup2 (user được phép truy cập shared mailbox), nhập password của user sup2 (nên nhớ rằng user account sup bị disabled và không có password) -> click OK

Hình 17
Click Next -> Finish -> OK
Mở Office Outlook profile sup2.

Hình 18
Tiện lợi: lưu mail đã gởi vào Sent Items của shared mailbox (sup).
Bất tiện: nếu user sup2 muốn truy cập mailbox riêng thì phải mở profile khác.
Cách 3:
Dùng Outlook Web Access OWA
Chỉ cần nhập thêm địa chỉ email của shared mailbox vào cuối URL (/[email protected])

Hình 19
Nhập user name và password của sup1

Hình 20
Chú ý:
Ta có thể chuyển user mailbox thành shared mailbox bằng lệnh:
Set-Mailbox sup1 -Type:Shared
Hoặc ngược lại shared mailbox thành user mailbox:
Set-Mailbox sup1 -Type:Regular

Châu Tuấn (Nhất Nghệ)