kỹ năng mềm yếu tố cần cho thành công

Kỹ năng 8: Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills) là một trong những kỹ năng rất cần thiết trong học tập và làm việc bởi cuộc sống là một chuỗi những vấn đề đòi hỏi chúng ta phải giải quyết mà không vấn đề nào giống vấn đề nào và cũng không có một công thức chung nào để giải quyết mọi vấn đề. Điều quan trọng là chúng ta phải tự trang bị cho mình những hành trang cần thiết để khi vấn đề nảy sinh thì chúng ta có thể vận dụng những kỹ năng sẵn có để giải quyết vấn đề đó một cách hiệu quả nhất.

Trong công việc hằng ngày, khi có một vấn đề nào đó xảy ra, chắc hẳn bạn thường phân vân không biết giải quyết theo hướng nào. Cũng có khi bạn thấy mệt mỏi và bị stress vì cứ phải gặp những vấn đề lặp đi lặp lại, từ những vụ việc đơn giản đến phức tạp. Nếu bạn đã và đang trong hoàn cảnh vừa nêu, thì đã đến lúc bạn phải nhìn lại mình và hãy trang bị cho mình kỹ năng giải quyết vấn đề cần thiết. Chuyên đề KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ - PROBLEM SOLVING SKILLS sẽ giúp bạn giải được bài toán đó bằng việc cung cấp những thông tin hữu ích nhất để bạn có thể trau dồi thêm khả năng giải quyết vấn đề của mình.


Thông thường để giải quyết một vấn đề, về cơ bản có các bước sau:


1. Nhìn nhận và phân tích:

Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay không, bằng cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu...?; hoặc: giả sử như việc này không thực hiện được thì...? Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng.

2. Xác định chủ sở hữu của vấn đề:

Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết.

Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”.


3. Hiểu vấn đề:

Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật mang”. Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau: Mô tả ngắn gọn vấn đề; nó đã gây ra ảnh hưởng gì?; Vấn đề xảy ra ở đâu?; Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào?; Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không?

Ở đây ta cần tìm hiểu vấn đề bằng cách đặt ra những câu hỏi.

- Tính chất của vấn đề (khẩn cấp, quan trọng)?
- Yêu cầu chỉ thị của cấp trên là gì?
- Nguồn lực để giải quyết vấn đề?
- Vấn đề này có thuộc quyền giải quyết của mình hay không?
- Bản chất của vấn đề là gì?
- Những đòi hỏi của vấn đề?
- Mức độ khó - dễ của vấn đề?

4. Chọn giải pháp:

Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề, nhà quản lý sẽ đưa ra được rất nhiều giải pháp để lựa chọn. Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.

5. Thực thi giải pháp:

Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động. Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực hiện là bao lâu, những nguồn lực sẵn có khác.v.v...

6. Đánh giá:

Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.

Có thể bạn sẽ cảm thấy hơi rườm rà nếu làm theo các bước trên. Vạn sự khởi đầu nan. Lần đầu tiên áp dụng một kỹ năng mới bao giờ cũng đòi hỏi sự kiên nhẫn và quyết tâm của bạn. Nếu bạn thường xuyên rèn luyện, thì dần dần kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ trở thành phản xạ vô điều kiện.

Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.


Các bước trên đây được xây dựng trên một nguyên tắc mà người ta tạm gọi là KOALA.


K: Thông tin (Knowledge)
O: Mục tiêu (Objectives)
A: Phương án ( Alternatives):
L: Đánh giá và lựa chọn (Look ahead)
A: Hành động (Action)

Chúc các bạn có những quyết định sáng suốt khi giải quyết bất kỳ một vấn đề nào trong cuộc sống từ đơn giản đến phức tạp với những bí quyết, bài học và kinh nghiệm tiếp thu được qua chuyên đề của chuyên trang Athena kỹ năng mềm hay kỹ năng làm việc chuyên nghiệp của chúng tôi.

[Admin]

Kỹ năng 9: Kỹ Năng Làm Việc Đồng Đội

Thế kỷ 21 là thế kỷ của làm việc theo nhóm trong tất cả mọi lĩnh vực. Cho dù đó là kinh tế, kỹ thuật hay văn học, nghệ thuật, bạn không thể thành công và chiến thắng nếu bạn chỉ là một cá nhân. Teamwork – đơn giản là một nhóm người cùng nhau làm việc, hay sâu hơn một chút, là đoàn kết để cùng đạt được một mục tiêu nào đó.

Nếu bạn dành thời gian lướt qua những bản tin tuyển dụng ngày nay, trong 10 vị trí đăng tuyển thì đã có đến 9 hay thậm chí cả 10 vị trí đòi hỏi ở ứng viên kỹ năng làm việc nhóm. Bởi nhà tuyển dụng không cần tuyển dụng một quyển sách, hay một cái máy vi tính mà thực chất là một con người có khả năng làm việc, hợp tác, tương tác với những thành viên khác. Vậy, mức độ quan trọng của khả năng làm việc nhóm là có thật. Nhưng để nhận thức nó, nhận thức khả năng hiện có của mình rồi đi đến thay đổi, tiến bộ và thành công lại là cả một quá trình.

Tầm quan trọng

Có khả năng làm việc nhóm tốt, đơn giản là bạn và mọi người có khả năng cùng nhau làm tốt công việc, đạt được mục tiêu đã đề ra bằng cách hiểu mình, hiểu nhau, làm tốt phần việc của mình và giúp người khác làm tốt việc của họ. Sự tương tác đa chiều trong một nhóm làm việc giúp cho mọi người có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình xuất sắc hơn nhờ giúp đỡ các thành viên khác. Để đạt được sự tương tác đa chiều này, ngoài việc nhóm cần có một trưởng nhóm giỏi, biết cách sắp xếp công việc, tổ chức môi trường làm việc sao cho các thành viên có thể dễ dàng trao đổi với nhau mà còn đòi hỏi một phần rất lớn ở bản thân mỗi người trong nhóm phải có kỹ năng tương tác, hợp tác để hiểu rõ mình và cộng sự của mình. Và nhóm làm tốt có nghĩa là bạn làm tốt, có nghĩa bạn là nhân viên có năng lực cao.

Hiệu quả của một kỹ năng không nằm ở cách ta thực hiện kỹ năng đó, mà ở kết quả khi ta sử dụng kỹ năng đó. Một người có khả năng trình bày thuyết phục vấn đề của mình chưa chắc là con người có khả năng phối hợp với mọi người, và có khi, ít nói chưa phải là nguyên nhân mà người ta không giao tiếp được với nhau. Do đó, đừng vội cho rằng mình không thể cộng tác với mọi người hay mình là người giỏi nhất. Bạn cần mọi người, và mọi người cần bạn.

Bạn thuộc về nhóm của bạn

Làm việc nhóm là một khái niệm quá phổ biến và bình thường, do đó, nhiều người coi đó như là một phạm trù mặc định không cần quan tâm mà quên rằng, đây là một trong những kỹ năng rất tổng quát, bao gồm nhiều kỹ năng khác như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng hiểu con người, kỹ năng nhận thức bản thân và cả kỹ năng làm việc độc lập.

Tất cả mọi người đều đã được dành sẵn một vị trí thích hợp, một công việc thích hợp trong tập thể. Vì vậy, hãy bắt đầu bằng cách nhìn thẳng vào bản thân mình, để hiểu rõ tính cách của mình thuộc dạng nào, hướng nội hay hướng ngoại để tìm ra cách làm việc với mọi người chung nhất.

Có thể bạn là người hay nói lên ý kiến của mình, có thể bạn thường không nói ra điều mà mình suy nghĩ. Nhưng, dù bạn là ai, bạn cần nhớ rằng: bạn thuộc về nhóm của bạn, và bạn cần thuộc về nhóm của bạn. Điều đó có nghĩa là, khi định làm, định không làm, định nói hay định không trình bày một suy nghĩ nào, hãy trả lời câu hỏi, việc ấy có tốt cho nhóm hay không, việc ấy có giúp được mọi người không?

Để làm tốt công việc, để là một thành viên tốt, tất cả là kết tinh của kinh nghiệm và kiến thức. Chuyên đề trắc nghiệm kỹ năng mềm đầu tiên về chủ đề làm việc nhóm gồm có 3 bài trắc nghiệm và 2 video. Bạn sẽ được khám phá chính khả năng làm việc nhóm của mình, mức độ hiểu biết của mình về kỹ năng mềm, nghe các giám đốc nhân sự của các công ty lớn nói về mức độ quan tâm của họ đến kỹ năng của các ứng viên. Có thể tất cả là chưa đủ để xây dựng nên những con người có khả năng teamwork tốt, nhưng đủ để các bạn có được một nền móng cho sự phát triển các kỹ năng của mình và sau này sẽ trở thành một con người có năng lực.



Trắc nghiệm: Đánh giá khả năng làm việc theo nhóm của bản thân

"Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao". Làm việc theo nhóm nghĩa là tất cả mọi người cùng hợp sức để tìm ra cách giải quyết vấn đề chung một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất; cùng nhau chia sẻ các ý tưởng và đem lợi thế của từng cá nhân phục vụ mục đích chung. Làm việc nhóm là kỹ năng không thể thiếu đối với một con người hiện đại. Làm việc nhóm không chỉ được áp dụng trong việc học ở trường mà còn là phương pháp làm việc hiệu quả ở công sở.

Vậy bạn có khả năng làm việc theo nhóm hay không? Hãy làm bài trắc nghiệm dưới đây để đánh giá khả năng làm việc theo nhóm của bản thân các bạn nhé!







1. Với hầu hết mọi dự án, tôi thích dựa trên kinh nghiệm và kỹ năng của riêng hơn là làm việc và chia sẻ với mọi người.

• a) Hoàn toàn đồng ý
• b) Đồng ý
• c) Không có ý kiến
• d) Phản đối
• e) Hoàn toàn phản đối

2. Trong khi tập trung vào sự nghiệp riêng, tôi vẫn nhiệt tình giúp đỡ các thành viên trong nhóm để họ cũng có thể thành công.

• a) Hoàn toàn đồng ý
• b) Đồng ý
• c) Không có ý kiến
• d) Phản đối
• e) Hoàn toàn phản đối

3. Tôi luôn cảm thấy tôi là thành viên chăm chỉ nhất trong nhóm.

• a) Hoàn toàn đồng ý
• b) Đồng ý
• c) Không có ý kiến
• d) Phản đối
• e) Hoàn toàn phản đối

4. Tôi luôn cố gắng tìm cách hòa đồng và cùng với mọi người hoàn thành tốt công việc chung.

• a) Hoàn toàn đồng ý
• b) Đồng ý
• c) Không có ý kiến
• d) Phản đối
• e) Hoàn toàn phản đối

5. Tôi luôn muốn tìm ra những giải pháp tốt nhất cho những vấn đề mà cả nhóm đang gặp phải, tuy nhiên tôi lại không nhận được nhiều sự khuyến khích cũng như khen ngợi về việc đó.

• a) Hoàn toàn đồng ý
• b) Đồng ý
• c) Không có ý kiến
• d) Phản đối
• e) Hoàn toàn phản đối

6. Nhìn chung trong nhóm mọi người thường thích làm việc với tôi nhất.

• a) Hoàn toàn đồng ý
• b) Đồng ý
• c) Không có ý kiến
• d) Phản đối
• e) Hoàn toàn phản đối

7. Tôi biết lợi ích của làm việc nhóm, đó là tạo ra nhiều sáng kiến và giải pháp mới cũng như chia sẻ bớt khối lượng công việc lớn.

• a) Hoàn toàn đồng ý
• b) Đồng ý
• c) Không có ý kiến
• d) Phản đối
• e) Hoàn toàn phản đối

8. Cho dù thích hay không thì môi trường làm việc luôn đòi hỏi tôi phải có khả năng làm việc nhóm.

• a) Hoàn toàn đồng ý
• b) Đồng ý
• c) Không có ý kiến
• d) Phản đối
• e) Hoàn toàn phản đối

9. Tôi nhận thấy mình phải gánh vác hầu hết công việc trong nhóm nhưng không ai đánh giá cao tôi về điều đó.

• a) Hoàn toàn đồng ý
• b) Đồng ý
• c) Không có ý kiến
• d) Phản đối
• e) Hoàn toàn phản đối

10. Tôi là người linh hoạt và thích nghi nhanh với những điều kiện mới.

• a) Hoàn toàn đồng ý
• b) Đồng ý
• c) Không có ý kiến
• d) Phản đối
• e) Hoàn toàn phản đối

Trắc nghiệm: Khả năng lãnh đạo nhóm (tiếp theo)



Thăng tiến lên vị trí cao hơn, đồng nghĩa với thu nhập cao hơn, quyền hạn cao hơn và trách nhiệm lớn hơn. Trở thành nhóm trưởng, trưởng phòng hay xa hơn là nhà lãnh đạo, đòi hỏi ở con người không những ở kiến thức chuyên môn mà còn hàng loạt kỹ năng mềm, bản lĩnh và tính cách dung hòa.

“Trắc nghiệm: khả năng lãnh đạo nhóm” không đủ để kiểm chứng bạn có khả năng là một leader tốt không, nhưng những câu hỏi của trắc nghiệm này là những tình huống thực tế, có thể giúp bạn định hình những khó khăn, cảm nhận áp lực và trách nhiệm của một trưởng nhóm, từ đó chuẩn bị những kế hoạch bù dắp những khiếm khuyết của mình.

1. Khi phân công việc trong nhóm. Bạn có tin tưởng vào khả năng hoàn thành của các thành viên trong nhóm?

• Đã phân việc cho các thành viên. Bạn tin tưởng vào khả năng hoàn thành của cá nhân ấy. Chính là tạo cơ hội cho các thành viên cọ xát trong công việc.
• Chỉ những thành viên xuất sắc trong nhóm là tin tưởng nhất.
• Điều cần thiết của một người trưởng nhóm là luôn theo sát tiến độ công việc của các thành viên chứ làm sao mà mọi người tự giác được.

2. Nếu “deadline” của nhóm gần kề nhưng tiến độ công việc chưa đạt như yêu cầu. Áp lực có ảnh hưởng đến những công việc của bạn.

• Cố gắng động viên các bạn gấp rút hoàn thành công việc cho kịp tiến độ.
• Chuẩn bị thông báo các thành viên: “làm thêm giờ các bạn nhé!!”
• Nhóm mình đều là những người có năng lực, hãy cứ tự tin làm việc, chắc chắn sẽ kịp tiến độ.

3. Khi các thành viên trong nhóm đóng góp ý kiến:

• Nhiều người nhiều ý quá thì làm sao cả nhóm thống nhất được. Bạn chỉ quan tâm những ý kiến của những thành viên xuất sắc thôi.
• Khuyến khích, lắng nghe và trân trọng mọi ý kiến, vì từ những đóng góp đó, sự sáng tạo mới không bị giới hạn.
• Trong số các ý kiến đưa ra chỉ quan tâm các ý kiến độc đáo.

4. Khả năng hòa nhập của bạn. Mỗi khi tham gia vào nhóm mới :

• Hoàn toàn thoải mái. Luôn có động lực để theo các kế hoạch của nhóm.
• Tùy vào những thành viên trong nhóm có tốt, có cởi mở hay không.
• Mới tham gia thì không nên cởi mở quá. Có gì rút lui cũng tiện.

5. Bạn có bao giờ làm việc theo một thời gian biểu cụ thể :

• Tùy vào công việc rồi mới quyết định có nên lập thời gian biểu hay không.
• Tùy cơ ứng biến
• Phải có thời gian biểu thì mới làm việc được chứ.

6. Ở vị trí trường nhóm. Giao tiếp với nhiều người có cần thiết với bạn.

• Đó là một phần không thể thiếu của công việc.
• Chỉ nên trong giao tiếp công việc thôi, còn những việc khác thì có gì nói đâu.
• Quan điểm của bạn là không cần thiết phải giao tiếp nhiều thì mới thành công.

7. Khi dự án có tình huống ngoài dự kiến xảy ra. Khả năng xử lý tình huống của bạn dựa trên yếu tố:

• Luôn tự tin vào kinh nghiêm và năng lực giải quyết các khó khăn trước đây của bạn.
• Lập tức thông báo tình hình với cấp trên đồng thời lấy ý kiến của các thành viên trong nhóm.
• Dựa vào kinh nghiệm bạn và ý kiến của các thành viên rồi đưa ra biện pháp khả thi nhất cho tình huống đó.

8. Bạn có giải pháp hay nhưng các thành viên lại nghĩ ý tưởng đó khó khả thi. Bạn nghĩ mình đủ thuyết phục các thành viên?

• Sẽ lập luận bảo vệ giải pháp này.
• Dựa vào sự góp ý của các thành viên. Nếu bạn nghĩ giải pháp này có khả năng thực hiện thì sẽ cố thuyết phục mọi người. Nếu thật sự giải pháp khó khả thi thì sẽ bảo lưu lại.
• Các thành viên không đồng ý. Đa số thắng thiểu số.

9. Là trưởng nhóm. Bạn có nên là người “tiên phong” cho dự án của nhóm?

• Bạn là người đứng đầu nên cần phải “tiên phong”.
• Nếu dự án có nhiều khó khăn đòi hỏi người có nhiều kinh nghiệm để giải quyết. Bạn sẽ là người “tiên phong”.
• Sẽ giao cho thành viên xuất sắc trong nhóm. Bạn nên là người đưa ra quyết định.

10. Sau khi tính toán kết quả. Công việc sẽ gặp nhiều khó khăn. Bạn nghĩ cần làm gì tốt cho nhóm của bạn.

• Sẽ từ bỏ công việc đó. Tìm dự án mới khả thi hơn.
• Tiếp tục triển khai. Khó khăn đến đâu tháo gỡ đến đó.
• Thảo luận với các thành viên. Tìm các phương án khả thi nhất. Rồi bạn sẽ quyết định.

Kỹ năng 10: Kỹ Năng Đàm Phán

Trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao nhất. Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng của nhà kinh doanh trên thương trường. Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có...

1- Khái niệm đàm phán:


Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng.
Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác.
Nhà đàm phán giỏi còn phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan.

2 - Những nguyên tắc cơ bản:

• Đàm phán là một hoạt động tự nguyện.
  

• Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được.
  

• Mục đích của đàm phán là thỏa thuận.
  

• Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận.
  

• Không đạt được thỏa thuận có khi là kết quả tốt.
  

• Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm phán.
  

• Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn tòan.
  

• Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của cả 2 bên.
  

• Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên.
  

3 - Các phương pháp đàm phán


Đàm phán có thể chia ra làm 3 phương pháp cơ bản:

Đàm phán mềm

• Mục tiêu: Đạt được thỏa thuận, có thể nhượng bộ để tăng tiến quan hệ
  

• Thái độ : Mềm mỏng, Tín nhiệm đối tác, Dễ thay đổi lập trường
  

• Cách làm : Đề xuất kiến nghị
  

• Điều kiện để thỏa thuận: Nhượng bộ để đạt được thỏa thuận
  

• Phương án: Tìm ra phương án đối tác có thể chấp thuận, Kiên trì muốn đạt được thỏa thuận
  

• Biểu hiện: Hết sức tránh tính nóng nảy
  

• Kết quả: Khuất phục trước sức ép của đối tác
  

Đàm phán cứng

• Mục tiêu : Giành được thắng lợi, Yêu cầu bên kia nhượng bộ
  

• Thái độ : Cứng rắn, Giữ vững lập trường
  

• Cách làm : Uy hiếp bên kia, thể hiện sức mạnh

• Điều kiện để thỏa thuận : Để đạt được cái muốn có mới chịu thỏa thuận
  

• Tìm ra phương án mà mình chấp thuận
  

• Kiên trì giữ vững lập trường
  

• Biểu hiện : Thi đua sức mạnh ý chí giữa đôi bên
  

• Kết quả : Tăng sức ép khiến bên kia khuất phục hoặc đổ vỡ.
  

Đàm phán nguyên tắc

• Mục tiêu : Giải quyết công việc hiệu quả
  

• Phân tích công việc và quan hệ để trao đổi nhượng bộ
  

• Thái độ : Mềm dẻo với người, cứng rắn với công việc
  

• Sự tín nhiệm không liên quan đến đàm phán
  

• Trọng điểm đặt ở lợi ích chứ không ở lập trường
  

• Cách làm : Cùng tìm kiếm lợi ích chung
  

• Điều kiện để thỏa thuận : Cả 2 bên cùng có lợi
  

• Vạch ra nhiều phương án cho 2 bên lựa chọn
  

• Kiên trì tiêu chuẩn khách quan
  

• Biểu hiện: Căn cứ vào tiêu chuẩn khách quan để đạt được thỏa thuận
  

• Kết quả: Khuất phục nguyên tắc chứ không khuất phục sức ép.
  

Những nguyên tắc thành công trong đàm phán
1. Ấn tượng ban đầu.

Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu định hỏi. Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Bạn luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Sau đó bạn sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác.

2. Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán.

Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và tiếp nhận qua các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể bạn. ít nhất một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói của người đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán. Ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác của người đám phán sẽ thể hiện ngay trong cách thể hiện, giọng điệu và cách nói. Chỉ có thể đàm phán và thuyết phục thành công nếu tự người đàm phán không có ý thức và cảm giác mình sẽ hoặc đang đóng kịch với đối tác.

3. Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán.

Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn. Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phám thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được.

4. Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói.

Người ta nói rằng người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết nghe. Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì, muốn gì thì người đĩ mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ của họ. Xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội không. Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin.

5. Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt.

Đừng bao giờ nói rằng vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này. Ðừng nói thẳng rằng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói đó cũng là một cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Ðừng bao giờ nói hàng hóa, dịch vụ của mình là rẻ vì rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn không tốt về chất lượng. Khi đang tranh cãi, đàm phán về giá cả thì đừng nói: chúng ta sẽ không đạt được kết quả nếu chỉ đàm phán về giá mà nên chuyển hướng. Trước khi tiếp tục đàm phán về giá cả, chúng ta nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình thức của hàng hóa, phương thức thanh tóan,... Nếu đối tác bị ấn tượng thì vấn đề giá cả không còn quá gay cấn khi tiếp tục đàm phán.

6. Người đàm phán kinh doanh phải biết

hỏi nhiều thay vì nói nhiều.

Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói. Chính trong thời gian lắng nghe bạn có thể phân tích, tìm hiểu các động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán. Tùy từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thông tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp cũng có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết. Khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì, nên đặt câu hỏi sao cho đối tác chỉ cần trả lời có hay không. Tất nhiên phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình, khó chịu.

7. Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào.

Ðâu là điểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận được. Ðâu là điểm mình không bao giờ được thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác. Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại. Người có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng cảm và quyết đóan không chịu ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình. Ðể đàm phán thành công, không nên thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã về không".

8. Ðể thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết.

Có khi "một món quà nhỏ", một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cho bạn cả một hợp đồng kinh doanh béo bở. Ðàm phán kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận "cho và nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi. Ðừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và người thua sau cuộc đàm phán kinh doanh, nếu như bạn còn tiếp tục kinh doanh với đối tác đó. Kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên. Vì vậy, khi đàm phán không chỉ chú ý cứng nhắc một chiều quyền lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia.

9. Ðể tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới.

Làm được điều đó tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thương thuyết. Những điểm chưa rõ có thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại. Nếu khéo léo thì nhà thương thuyết có thể đưa cả hướng giải quyết cho điểm nội dung đàm phán tiếp theo. Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt từng nội dung đã đàm phán sẽ giúp cho nhà thương thuyết luôn luôn không xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo.