Tổng quan windows sharepoint services 3.0 và microsoft office sharepoint server 2007

TỔNG QUAN WINDOWS SHAREPOINT SERVICES 3.0 VÀ MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007

I. WINDOWS SHAREPOINT SERVICES 3.0
Windows SharePoint Services 3.0 (Version 3) xây dựng trên các dịch vụ hệ điều hành và cơ sở dữ liệu để hỗ trợ những điều kiện cần thiết cho từ 1 trang làm việc nhóm đến 1 portal của doanh nghiệp với hơn 100.000 nhân viên (như Office SharePoint Portal Server 2007), hoặc một portal cộng tác trên Internet với cả triệu người dùng.

Dịch vụ nền tảng Windows SharePoint Services cung cấp những cải tiến bảo mật, các tính năng tin cậy, có thể co giãn và hiệu năng cao như sau:
- Storage (Lưu trữ)
- Management (Quản lý)
- Deployment (Triển khai)
- Site Model (Tạo mô hình site)
- Extensibility (Khả năng mở rộng)

Thêm vào đó Windows Sharepoint Service được bổ sung những tính năng cộng tác sau:
- Document collaboration
- Wikis and Blogs
-·Really Simple Syndication (RSS) support
- Discussions
- Project task management
- Contacts, Calendars, and Tasks
- E-mail integration
- Tích hợp với Microsoft Office 2007
- Hỗ trợ offline cho các danh sách và thư viện văn bản của SharePoint nhờ sử dụng Office Outlook 2007 như một phần mềm khách offline.

II. MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007
Về kiến trúc Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) chứa đựng một tập hợp chung các dịch vụ Shared Services, hỗ trợ 5 thành phần ứng dụng phía server:

Shared Services

Thành phần này đã được thiết kế lại toàn bộ sử dụng một mô hình cung cấp dịch vụ mới.
Shared Services chứa hầu hết tất cả các dịch vụ có thể được sử dụng bởi nhiều ứng dụng trong MOSS:
- Full-text and property indexing and search services
- Business Data Catalog
- Notification service for generating alerts
- User profile store
- Audiences
- Usage reporting
- Single sign-on services

Server Applications

MOSS 2007 chứa 5 thành phần ứng dụng:
- Portal
- Search
- Content management
- Business process
- Business intelligence
Mỗi thành phần được xây dựng trên các dịch vụ nền tảng và các thành phần cộng tác của Windows Sharepoint Service cũng như các thành phần Shared Services của MOSS.

Điểm qua đặc tính của MSO SharePoint Server 2007

1. Portal
Thành phần portal của MOSS bao hàm các đặc tính đặc biệt hữu ích cho việc thiết kế, triển khai và quản lý portal nội bộ của doanh nghiệp, kết hợp các website hiện có trên Internet và các portal riêng lẻ khác. Hơn nữa, nó hỗ trợ liên kết giữa nhiều người trong cùng tổ chức có thể chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm.

Tính năng
Mô tả

Portal site templates
Các mẫu site dựng sẵn được cung cấp nhằm tăng tốc việc tạo, tùy biến, triển khai và quản lý các portal riêng lẻ, các portal lớn trong nội bộ tổ chức, và liên kết với các website có sẵn trên internet.
Site Manager
Site Manager thay thể cho trang quản trị Portal Site Map, nó là công cụ nền web hỗ trợ kéo thả phục vụ cho việc duyệt các trang SharePoint, kiểm soát bảo mật truy cập và các chuẩn cảm quan (look and feel) thông thường.
Site Manager hợp nhất các tác vụ quản trị site cho các portal và website, chứa đựng việc quản lý các phạm vi, các trang, việc lên danh sách, danh sách các trang SharePoint và các thành phần của nó.
Site Manager hỗ trợ việc tạo, edit, tổ chức lại và xóa bỏ các phạm vi dưới góc nhìn quan hệ giữa các trang.
My Site Personal Sites
Các trang My Site Personal có một vài điểm đã được cải tiến như sau:

- Mạng xã hội
- Các thành phần điều khiển riêng tư
- Các trang SharePoint và các Document Webpart có khả năng cuộn
- Các webpart dành cho cộng sự và thành viên
Social Networking
(Mạng xã hội)
MOSS 2007 có một chức năng bổ sung giúp đơn giản hóa việc kết nối với mạng xã hội giữa các nhân viên.
Các trang My Site được public có thể chứa đựng các webpart mạng xã hội, trong đó sử dụng các thông tin về tổ chức, cộng đồng và giao tiếp điện tử của mỗi người. Điều này có thể hỗ trợ mỗi người nhận biết các cộng sự của mình với những sở thích phổ biến và mang lại hiệu quả tìm kiếm cao hơn.
Hơn nữa, mạng xã hội giúp thiết lập các liên kết cá nhân bằng cách tìm những người cùng nghề nghiệp, chuyên ngành, cùng nhóm làm việc, cùng là thành viên của một trang SharePoint hoặc có cùng vai trò quản lý.
Mạng xã hội cung cấp tùy chọn thông tin cá nhân thông qua MS Active Directory, các ứng dụng LOB, email hoặc các dạng giao tiếp điện tử khác.
Privacy Controls
Privacy Controls (các điều khiển riêng tư) được sử dụng để điều khiển các thông tin hiện hữu trong trang My Site được public. Sự cho phép hay không cho phép hiển thị các nội dung public trên một trang cá nhân My Site có ở “My Manager”, “My Workgroup”, “My colleagues” và “Everyone”.
Các trang SharePoint và các webpart chứa document cuộn được
Webpart chứa các trang SharePoint cuộn được liệt kê tất cả các trang SharePoint mà người sử dụng tham gia với tư cách thành viên.
Webpart chứa các document cuộn được liệt kê các văn bản ta đã xuất bản trên một tập hợp các trang SharePoint.
Webpart này đồng thời hỗ trợ thêm những khả năng truy vấn và lọc văn bản chứa đựng trong một tập các trang SharePoint.
Các Web part cho cộng sự và thành viên
Các Web part mới cho cộng sự và thành viên liệt kê những người bạn biết, hoặc những người có chung mối quan tâm với bạn, và những người thuộc về các danh sách và nhóm phân phối chung.
Thư mục site
Một chức năng quan trọng và mới ở Site Directory là nút “Dò tìm các link lỗi”, chỉ ra các link đến các nội dung ngoài đã bị xóa hoặc thay đổi.
Xuất hiện và giao tiếp trong thời gian thực
Biểu tượng thẻ thông minh “xuất hiện trong thời gian thực” hiển thị ở hầu hết mọi nơi mà tên một người xuất hiện trong Office SharePoint Server, thể hiện rằng trong thời gian thực một người đang online, có thể gọi điện thảo luận, trao đổi thông điệp tức thì, hoặc đàm thoại video hai chiều.
Dịch vụ thông báo
MOSS 2007 nâng cấp một vài chức năng của dịch vụ thông báo:
- Các điều kiện lọc có thể phát đi nhiều thông báo phù hợp hơn cho người dùng
- Một nền tảng có thể mở rộng gửi các email tùy biến được cho người dùng.
- Người dùng tham gia vào một workflow tự động nhận thông báo bằng email mà không cần đăng ký thêm để các thông báo trong workflow.
- Người dùng có thể gửi nội dung một một đối tượng đã được sửa đổi trong một SharePoint list hoặc document library dựa vào những chi tiết đã được thay đổi.
LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) Pluggable Authentication Provider
MOSS 2007 bao hàm một công cụ linh động (pluggable) cung cấp giao thức truy cập thư mục đơn giản (lightweight) cho những người dùng được cấp quyền trong MOSS. Nó bổ sung cho Active Directory chứa trong MS SharePoint Services.
Bản ghi người dùng (user profile)
Bản ghi người dùng đã được nâng cấp đáng kể với những tính năng sau:
- Lưu trữ bản ghi cá nhân
- Đồng bộ hóa bản ghi cá nhân
- Import thư mục bản ghi cá nhân
Hơn nữa, ngoài việc định nghĩa người dùng sử dụng các thuộc tính trong Active Directory, ta có thể sử dụng thêm các thuộc tính đã được import từ các ứng dụng LOB (lines of business) như quản lý nhân lực (human resources-HR) hay giải pháp tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp (professional services automation solution - PSA)
Thông tin trong bản ghi người dùng cũng có thể được sử dụng bởi dịch vụ thông báo (Notification Service) để đạt được thông báo mong muốn, hoặc bởi mạng xã hội để suy ra những mối quan tâm chung và các thuộc tính khác, hoặc bởi Web part cho thành viên và đồng sự để biểu diễn danh sách phân loại và thông tin thành viên nhóm.
Kho bản ghi cá nhân (Profile Store)

Profile Store đã được nâng cấp ở:
- Các thuộc tính đa trị dựa trên một nguyên tắc phân loại hoặc một danh sách các giá trị của MOSS.
- Các điều khiển an ninh cấp thuộc tính (Property-level security) sử dụng bởi người dùng và nhóm
- Các bảng liệt kê mở hoặc đóng
- Các phần mở rộng của thuộc tính tùy trang - per-site property extensions. (kho thuộc tính đã được tổ chức, tập hợp lại)

Đồng bộ hóa bản ghi cá nhân (Profile Synchronization)
Profile Synchronization hỗ trợ cho các tính năng mở rộng của Profile Store với khả năng mở rộng và hiệu năng được nâng cao.
Profile Directory Import
PDI hỗ trợ cho các tính năng mở rộng của Profile Store với khả năng mở trộng và hiệu năng được nâng cao
Hướng người dùng
Các trang Web part, các Web part và những nội dung có thể được đặt vào các danh sách phân bổ hay các nhóm bổ sung cho người sử dụng SharePoint ( Ngoài người dùng còn thêm vào…. ??)
Người sử dụng MOSS được hỗ trợ bởi một tập hợp lớn hơn các thuộc tính có sẵn trong Profile store.
Hỗ trợ thiết bị di động
Theo mặc định, mọi Office SharePoint portal, trang nhóm (team site) và các trang danh sách (list pages) được hiển thị trên các thiết bị di động của quốc tế lẫn Bắc Mỹ (bao gồm cả điện thoại di động có thể lướt web) nhờ sử dụng định dạng văn bản đã được đơn giản hóa.

2. Quản trị nội dung (Content management)
Các tính năng quản trị nội dung mới và nổi bật trong MOSS có thể chia thành 3 nhóm chính:
- Quản lý văn bản, tài liệu
- Quản lý hồ sơ
- Quản lý nội dung web

MOSS cung cấp các chức năng quản lý văn bản quan trọng như: xác định phiên bản chính và phiên bản phụ, khóa vào/ra văn bản, diễn tả phong phú các siêu dữ liệu, workflow, các cơ chế dựa trên kiểu nội dung, việc kiểm tra sổ sách và các điều khiển dựa trên quyền truy cập trong thư viện văn bản, thư mục và các mức độ văn bản riêng biệt.
MOSS xây dựng những khả năng này để soạn thảo, xử lý văn bản nghiệp vụ, quản lý nội dung web và xuất bản, quản lý bản ghi, quản lý cơ chế và hỗ trợ xuất bản đa ngữ.

3. Quản lý văn bản
Với thành phần quản trị văn bản mới của MOSS 2007, các sản phẩm công nghệ của SharePoint không chỉ còn là một nền tảng để phối hợp văn bản, mà trở thành một giải pháp toàn diện để quản lý các văn bản nghiệp vụ.
Các thư viện tài liệu đã được nâng cấp trong Windows SharePoint Services cung cấp cơ sở cho những tính năng quản trị văn bản được liệt kê dưới đây:

Chức năng
Mô tả
Workflow của tài liệu nghiệp vụ

Việc xử lý văn bản nghiệp vụ là tập hợp của các ứng dụng workflow bao hàm trong MOSS 2007:
- Kiểm duyệt văn bản
- Phê chuẩn văn bản
- Tập hợp chữ ký
- Phê chuẩn văn bản tiếng Đông Á
- Theo dõi phát hành
- Tùy chọn lộ trình kiểm duyệt và phê chuẩn
Các mẫu trang quản lý văn bản
MOSS chứa các mẫu trang đã được nâng cấp có thể sử dụng ngay mà không cần chỉnh sửa gì :
- Mẫu Managed Document Library
- Mẫu Divisional Library
- Mẫu Translation Library
Mẫu trang Managed Document Library

Managed document libraries là các trang quản lý văn bản cỡ lớn có khả năng lưu trữ các văn bản cho toàn tổ chức. Với thư viện document đã được quản lý, mọi đơn vị nghiệp vụ có thể tổ chức và phân loại thông tin một cách hợp lý.
Mẫu trang Divisional Library

Các tính năng chính của mẫu trang này gồm:
- Managed document libraries
- Dashboards, KPIs, và các báo cáo khác
Mẫu trang Translation Library

Mẫu trang Translation Library rất có giá trị cho các tổ chức đa quốc gia và đa khu vực có nhu cầu biên dịch văn bản thành nhiều ngôn ngữ. Translation library tích hợp các tiến trình workflow tùy biến được với tính năng quản lý văn bản của MOSS nhằm giúp đỡ các dịch giả quản lý nhiều bản dịch của một văn bản.
Tích hợp với các ứng dụng thuộc Microsoft Office 2007 system

Office SharePoint Server 2007 đã nâng cấp đáng kể việc quản lý văn bản và các chức năng workflow có liên quan, bao gồm:
- Document Information Panel
- Document Action Bar
Document Information Panel

Document Information Panel giúp việc chỉnh sửa các thuộc tính văn bản thành một phần quan trọng của việc soạn thảo trong hệ thống Microsoft Office. InfoPanel hỗ trợ người dùng nhập liệu và cập nhật các thuộc tính gắn với mỗi dạng của văn bản nghiệp vụ.
Document Action Bar

Document Action Bar trong các ứng dụng thuộc hệ thống Office 2007 cho người sử dụng biết văn bản hiện tại bị kiểm soát bởi cơ chế nghiệp vụ hay workflow nào và hoạt động nào là hoạt động cần phải thực hiện. Ví dụ “Không được phát tán ra ngoài công ty” hoặc “Bạn có một nhiệm vụ được giao”.


4. Quản lý hồ sơ (Records Management)
Mỗi tổ chức dù là bí mật, có thương hiệu công khai hay phi lợi nhuận đều cần một cách tiếp cận có kỷ luật đối với việc quản lý hồ sơ. Quản lý hồ sơ tốt hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý thông tin của tổ chức, văn bản pháp lý và việc điều chỉnh nội bộ,...
Quản lý hồ sơ là quá trình sưu tập, quản lý và bố trí hồ sơ tập thể (những thông tin quan trọng cho quá trình phát triển, thông tin nội bộ hay các văn bản pháp luật của một công ty) một cách hợp lý và đồng bộ dựa trên chính sách của công ty. Các chính sách này được xây dựng bởi đặc thù nghiệp vụ của tổ chức, những nguy cơ pháp luật mà nó phải đổi mặt và những điều luật chi phối nó.
MOSS đưa ra một tập hợp các tíh năng mới để thiết lập và hỗ trợ những khả năng quản lý hồ sơ chuẩn cho mọi tổ chức.

Chức năng
Mô tả
Policy and Auditing (Chính sách và kiểm soát)

Chức năng Policy and Auditing gồm:
- Kế hoạch duy trì và hoàn tất văn bản dựa theo kiểu nội dung và chính sách-cơ chế.
- Kiểm soát và báo cáo về các hoạt động theo cơ chế.
- Hỗ trợ gán nhãn và đánh mã vạch văn bản mà không cần thay đổi văn bản về mặt vật lý.
- Windows Rights Management Services (RMS – Dịch vụ quản lý bản quyền windows) tích hợp sẵn.
Records Repository (Kho hồ sơ)

Cốt lõi của việc triển khai quản lý hồ sơ trong MOSS là một kho chứa an toàn, hiệu quả, có khả năng mở rộng và được xây dựng trên Windows SharePoint Services.
Records Repository trong Office SharePoint Server 2007 chứa đựng một vài tính năng chủ yêu sau:
- Mẫu trang Records Repository chuyên dụng
- Khả năng lưu trữ hồ sơ giúp đảm bảo tính nguyên vẹn của các tệp lưu trữ trong kho.
- Các cơ chế quản lý thông tin bắt buộc việc gán nhãn, kiểm duyệt và hoàn tất hồ sơ phải hợp lý và đồng bộ.
- Các khả năng lưu trữ giúp các lập trình viên, luật sư hay người quản lý hồ sơ áp dụng nhiều khoang lưu trữ để vô hiệu các chính sách lưu trữ trên các đối tượng nhằm đảm bảo chúng không bị thay đổi trước mọi điều tra, truy vấn, rà soát.
- Giao diện tập hợp hồ sơ giúp con người hay hệ thống tự động dễ dàng đưa một nội dung vào kho hồ sơ – hỗ trợ truy cập write-only mà không đòi hỏi truy cập trực tiếp vào các hồ sơ trong kho.
- Định hướng hồ sơ giúp tự động định hướng các nội dung vào những vị trí thích hợp trong hệ thống quản lý hồ sơ dựa vào kiểu nội dung của nó.
- Khả năng mở rộng cho các giải pháp đòi hỏi những tính năng bổ sung có sẵn trong MOSS 2007.
E-mail Content as Records (Nội dung email xem như hồ sơ)

Chức năng quản lý hồ sơ trong Office SharePoint Server 2007 cung cấp khả năng quản lý nội dung email qua MSOutLook 2007, MS Exchange Server và MOSS 2007 một cách hiệu quả, tập trung vào 2 điểm:
- Thư mục mail được kiểm soát
- Cơ chế quản lý email
Managed Mail Folders (các thư mục email được quản lý)

Cùng với Exchange Server 2007, thư mục email được quản lý giúp người quản lý hồ sơ quản lý email trong nhiều mailbox hiệu quả hơn bằng cách định nghĩa một tập hợp các thư mục với mục đích nghiệp vụ rõ ràng, người dùng có thể đọc email trong các thư mục được phân. Các thư mục này có thể được triển khai cho từng người tùy theo vai trò của họ trong tổ chức, do đó với những người có cùng chức phận trong tổ chức có cùng một cấu trúc mailbox.
Mail Management Policies (cơ chế quản lý

Đằng sau mỗi thư mục mail được quản lý là một tập hợp các quy tắc và cơ chế quản lý mail. Các cơ chế có thể được áp dụng cho mọi thư mục mail như Inbox, Drafts hay Sent và một cơ chế mặc định có thể được áp dụng cho các thư mục khác không được đặt tên riêng.
Phát biểu về cơ chế xuất hiện ở trên mỗi khung nhìn thư mục trong Outlook 2007 và MS Outlook Web Access. Những phát biểu cung cấp cho người quản lý hồ sơ, nhân viên và lập trình viên các cơ chế phù hợp, dễ hiểu đối với họ.


5. Quản lý nội dung Web
Một mục tiêu chính của MOSS là tích hợp đầy đủ với chức năng của Microsoft Content Management Server 2002. Ngoài ra còn là sự nâng cấp chức năng quản lý nội dung web cả về portal, search, document, cộng tác và quản lý hồ sơ.

Tính năng
Mô tả
Site Modeling Enhanced
Xây dựng trên dịch vụ nền tảng Site Model trong WSS, MOSS có hỗ trợ thêm một vài template mới cho trang doanh nghiệp:
- Enterprise portal
- Corporate Internet presence site
- Application portal
- Roll-up portal
Enterprise Portal Site Template

Các portal của doanh nghiệp cung cấp phương tiện cho một đơn vị nghiệp vụ tạo ra các nội dung chia sẻ có liên quan đến hoạt động đang diễn ra.
Tính năng chính của các mẫu portal cho doanh nghiệp hoặc chi nhánh gồm có:
- Managed document libraries
- Dashboards, KPIs, and reports
- Team and project collaboration sites
Corporate Internet Presence Site Template

Một vài tính năng chính của kiểu trang cộng tác qua Internet là các công cụ và workflow phục vụ cho việc tạo và quản lý nội dung web cho:
- Products and services descriptions
- Company news
- Annual reports and public filings
- Career information
Application Portal Site Template

Các portal ứng dụng là các trang SharePoint cùng nhau tạo thành bộ công cụ và thông tin liên quan đến một LOB riêng biệt như HR, ERP, enterprise resource planning (ERP), customer relationship management (CRM), hay professional services automation (PSA).
Mẫu portal ứng dụng chứa đựng các tính năng cho:
- Tìm kiếm thông tinh trong các ứng dụng LOB
- Bảo mật, các truy cập đã phân quyền tới mọi dữ liệu và nội dung của hệ thống.
- Khả năng dễ dàng và nhanh chóng phân tích, báo cáo và tổng két dữ liệu từ một ứng dụng LOB.
Roll-up Portal Site Template

Các mẫu roll-up portal được sử dụng để hợp nhất dữ liệu và nội dung từ một vài ứng dụng hay địa chỉ khác nhau để diễn tả chúng trong một định dạng tích hợp dễ hiểu.
Mẫu roll-up portal site chứa đựng một tính năng hợp nhất thông tin từ:
- Search
- Global site directory
- Personalization and My Site personal sites
- Knowledge and expertise found anywhere in the organization
Authoring and Approval

Web content management chứa các công cụ, workflow, và các dịch vụ quản lý thông tin đầu cuối trong tiến trình kiểm soát và phê duyệt tài liệu, bao gồm:
- Check-in/checkout
- Content moderation
- Content routing, review, and approval workflows
- Publishing schedules
Web Publishing and Deployment

Mục tiêu của các tính năng triển khai và xuất bản nội dung web (Web content publishing and deployment features) của MOSS 2007 chính là hỗ trợ các môi trường có sự tách biệt việc khởi soạn tài liệu, lập kế hoạch. Các production workflow là một phần của quy trình xuất bản web chuẩn mực.
Web Content Editor

Việc soạn thảo trên nền web đã được mở rộng về giao diện người dùng với nhiều lệnh và chỉ thị trạng thái hơn. Chẳng những có thể soạn thảo nội dung vào một form, người sọan còn có thể bổ sung nhiều nội dung phong phú khác nhờ những tính năng có sẵn trên nền web. Hệ soạn thảo hỗ trợ CSS với các định dạng, bảng, các chuẩn ngữ pháp tùy chọn, ngoài ra còn tích hợp với những công cụ chọn ảnh và link đã dựng sẵn.

By Trần Thủy Hoàng