ứng dụng workflow cho doanh nghiệp - phần 1: ứng dụng approval workflow vào document

ỨNG DỤNG WORKFLOW CHO DOANH NGHIỆP - PHẦN 1: ỨNG DỤNG APPROVAL WORKFLOW VÀO DOCUMENT LIBRARY





I. Giới thiệu:

Bạn sẽ giải quyết tình huống này thế nào? Bạn có soạn thảo một file tài liệu và bạn cần 1 số người xem và đóng góp ý kiến cho tài liệu đó của bạn. Vì thế, bạn quyết định in file đó ra, đưa cho mọi người tham khảo. Nhưng sau đó, bạn không thể nhớ bạn đã đưa tài liệu cho ai và ai đã góp ý cũng như chưa góp ý cho tài liệu của bạn??? Thật rắc rối phải không các bạn???

Cách tốt nhất để giải quyết tình huống này là dùng chức năng Workflow có sẵn trên Microsoft Office Sharepoint Server 2007. Mở đầu cho loạt bài viết “ỨNG DỤNG WORKFLOW CHO DOANH NGHIỆP”, trong phần 1 này tôi sẽ giới thiệu với các bạn cách “Ứng dụng Approval Workflow vào Document Library”

Phần 1 bao gồm các bước:

1. Định nghĩa về Workflow


2. Tìm hiểu về Approval Workflow


3. Cấu hình Incoming E-mail và Outgoing E-mail cho Sharepoint Site


4. Cấu hình Approval Workflow cho Document Library


5. Kiểm tra Approval Workflow

II. Chuẩn bị:

1. Xây dựng Exchange Server 2007 trên nền Windows Server 2008 (tham khảo tại đây)

2. Tạo các mailbox user: HUE TRAN VAN, HOANG THUY TRAN, TRONG MANH NGUYEN, và HIEU DAO DUY





3. Mở Sharepoint Central Administrator, tạo Web Application và Sharepoint Site: http://server:19138








- Vào menu Site Actions, chọn Site Settings. Chọn Advanced Permission




- Tạo group VIP và phân quyền Full Control, sau đó nhấn Create







- Sau đó add lần lượt 3 user : HUE TRAN VAN, HOANG THUY TRAN, và HIEU DAO DUY vào group VIP, nhấn OK



III. Thực hiện:

1. Định nghĩa về Workflow

Trước khi thực hành bài lab này, chúng ta cần phải hiểu Workflow là gì? Trong môi trường Sharepoint Document Library, workflow là một tiến trình tự động, nó cho phép mọi người có thể xem xét, duyệt lại 1 file văn bản. Ví dụ, bạn có 1 file văn bản và muốn mọi người góp ý, thì bạn chỉ cần start workflow trên file đó. Sau đó chỉ cần ngồi yên một chỗ, tất cả mọi người trong công ty do bạn chỉ định sẽ nhận được một thông báo yêu cầu xem file. Nếu họ quên, Sharepoint sẽ gửi email nhắc nhở. Và sau khi tất cả mọi người đóng góp ý kiến cho file đó xong, sẽ có 1 report dầy đủ về tất cả những góp ý, những người đã xem file.

Vậy những người góp ý sẽ làm gì khi xem file đó. Nó phụ thuộc vào loại Workflow mà bạn chọn. Khi bạn uploads 1 file văn bản lên Document Library, có 7 loại Workflow có sẵn mà bạn có thể lựa chọn:

a. Approval Workflow: Workflow này sẽ yêu cầu tất cả mọi người chấp nhận file văn bản. Ví dụ: bạn có 1 file Powerpoint chuẩn bị trình diễn cho buổi hội thảo sắp tới, bạn cần thông qua ý kiến của các sếp về file này trước khi hội thảo diễn ra. Approval Workflow là lựa chọn tối ưu nhất trong trường hợp này.

b. Collect Feedback Workflow: Workflow này sẽ thu thập tất cả các thông tin phản hồi. Ví dụ: bạn đưa ra 1 chính sách mới cho công ty, và bạn muốn lấy tất cả ý kiến của mọi người từ các phòng ban trong công ty. Sau đó, bạn tổng hợp lại tất cả các ý kiến và đưa ra phiên bản chính thức. Lưu ý: Workflow này cho phép người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp trên file văn bản.

c. Collect Signature Workflow: Workflow này thu thập những chữ ký số từ mọi người . Nên dùng workflow này trong trường hợp bạn muốn mọi người ký kết vào biên bản hoặc hợp đồng.

d. Disposition Approval Workflow: Workflow này cho phép xử lý những văn bản đã bị hết. Nó sẽ cho phép bạn chọn lựa: giữ các file văn bản này lại hoặc xóa đi.

e. Three States Workflow: Workflow này được thiết kế để theo dõi tình trạng của 1 item trong 1 list. Chúng ta thường sử dụng workflow này trong vei65c theo dõi 1 project task hoặc 1 bảng kiểm kê tài chính.

Ngoài ra còn có thêm 2 loại Workflow nữa là Translation Management Workflow và Group Approval Workflow (hay còn gọi là East Asian Document Workflow) nhưng 2 loại workflow này rất ít được sử dụng. Translation Management Workflow dùng để hỗ trợ quản lý chuyển đổi những văn bản sang các ngôn ngữ khác, còn Group Approval Workflow dùng để đóng dấu lên filve văn bản và chữ ký, phù hợp với văn hóa người Á Đông.

2. Tìm hiểu về Approval Workflow

Trong các loại workflow kể trên thì Aprroval Workflow là đơn giản nhất. Cho nên trong phần đầu của loạt bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn về Approval Workflow, để sau đó chúng ta có thể đi sâu hơn về các Workflow phức tạp khác.

Ok, vậy Aprroval Workflow hoạt động như thế nào? Khi bạn khởi động workflow từ 1 file trong document library, thì trình tự như sau sẽ diễn ra:

1. 1 email sẽ được gửi tới cho người đầu tiên mà bạn chỉ định trong mục Aprrover. Sharepoint gọi email này là “task” bởi vì trong email này sẽ liệt kê những mục cần phải làm trong Workflow. “Task” này sẽ yêu cầu người đó approve file bằng cách click vào biểu tượng Approve.
2. Sau khi người đầu tiên approve xong, người tiếp theo trong danh sách Approver sẽ nhận được email, và họ cũng được yêu cầu approve file
3. Cứ như vậy cho đến người cuối cùng trong danh sách Approver. Khi người cuối cùng nhấn Approve thì workflow xem như hoàn tất

* Lưu ý: Điểm đặc biệt của Approval workflow là nó đi theo cơ chế route document. Ví dụ như bạn yêu cầu 3 người: A, B, C approve 1 file văn bản. Đầu tiên anh A sẽ nhận được 1 email yêu cầu approve, lúc này sẽ xảy ra 2 trường hợp:

+ Nếu anh A approve, thì một email khác sẽ được gửi tới anh B, cứ tiếp tục như vậy cho đến người cuối cùng là anh C

+ Nếu anh A quên không approve, thì chắc chắn anh B và anh C sẽ ko nhận được bất kỳ email thông báo approve nào. Cho nên, để đề phòng trường hợp đó, Sharepoint đưa ra tính năng due date khi bạn cấu hình workflow để lỡ anh A có quên thì Sharepoint sẽ tự động gửi mail nhắc nhở.
Workflow này thích hợp sử dụng cho các phòng ban. Dựa vào tính năng này này mà bạn có thể biết 1 hợp đồng hay 1 lá đơn đang ở phòng ban nào? Như vậy khi đọc đến đây, bạn đã phần nào hiểu được Approval Workflow là như thế nào rồi. Bây giờ tôi sẽ đưa ra tình huống và chúng ta từng bước cấu hình bài lab để giải quyết tình huống này nhé:

Mr Trong có 1 file powerpoint, file này anh ấy sẽ trình bày trong buổi hội thảo sắp tới của công ty. Cho nên, anh ấy upload file này lên Document Library và đặt tên là TDT_meeting. Nhưng trước khi diễn ra hội thảo, thì Mr Trong cần 3 ông sếp “duyệt” và cho ý kiến file này, đó là: Mr Hue, Mr Hoang và Mr Hieu.

3. Cấu hình Incoming E-mail và Outgoing E-mail cho Sharepoint Site
a. Cấu hình Incoming E-mail:
- Mở Sharepoint Central Administrator, qua tab Operation, chọn Incoming-Email Settings



- Ở mục Incoming E-mail Server Display Address, dòng E-mail Server Display Address, nhập vào MSOPENLAB.COM , sau đó nhấn OK







b. Cấu hình Outgoing Email Settings

- Quay lại tab Operation, chọn Outgoing e-mail settings



- Nhập vào các thông số cần thiết, sau đó chọn OK





2. Cấu hình Approval Workflow cho Document Library:
- Mở trang http://server:19138, sau đó nhấn vào link Shared Documents



- Nhấn vào biểu tượng Uploads, sau đó bạn Browse đường dẫn đến file Powerpoint




- Nhấn chuột vào kế bên tên file TDT_MEETING, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Workflows



- Bên dưới mục Start a new workflow, chọn Approval




- Chú ý các mục sau đây:

+ Approvers: tên những người mà bạn muốn xem họ xem và góp cho file của bạn. Ở đây tôi cần 3 ông sếp của tôi xem nên tôi add lần lượt 3 user: HUE TRAN VAN, HOANG THUY TRAN, HIEU DAO DUY
+ Type a message to include with your request: Nhập vào nội dung bạn yêu cầu
+ Due date: thời hạn cuối để review file. Sharepoint sẽ gửi thư nhắc nhở

Cuối cùng bạn nhấn Start để khởi động Workflow




- Lúc này sẽ xuất hiện thêm cột “Approval” và Status là “In Progress”



5. Kiểm tra Approval Workflow:

- Theo lý thuyết về Approval Workflow ở mục số 2, “1 email sẽ được gửi tới cho người đầu tiên mà bạn chỉ định trong mục Aprrover”. Trong mục Approvers, người đâu tiên tôi nhập vào là Mr HUE TRAN VAN, nên anh ấy sẽ nhận được email đầu tiên. Log on user HUE TRAN VAN, mở Microsoft Outlook 2007, 1 email đã được gửi tới cho Mr Hue



- Sau đó Mr Hue mở email này ra và click vào chữ Click here (tôi sẽ giải thích với các bạn ở bên dưới tại sao ko click thẳng vào tên file để mở file này ra luôn mà lại click vào chữ here ???)




- Khi click vào chữ “here”, hộp thoại đăng nhập sẽ hiện ra, bạn nhập vào username và password của user HUE TRAN VAN




- Trong trang Tasks: Please approve file TDT_MEETING, chọn file TDT_MEETING




- File Powerpoint sẽ được mở ra, lúc này sẽ xuất hiện 1 message bar là Workflow Task, nhấn vào chữ Edit This Task…




* Giải thích: Nếu hồi nãy, bạn không nhấn vào chữ “here” mà click thẳng vào file powerpoint thì sẽ không hiện ra thanh Workflow Task này đâu. Tại sao lại như vậy? Bởi vì nó chỉ xuất hiện khi bạn trả tiền bản quyền 1 trong các sản phẩm dưới đây:
+ Microsoft Office Professional Plus 2007
+ Microsoft Office Enterprise 2007
+ Microsoft Office Ultimate 2007

- Tiếp theo hộp thoại Please approve sẽ hiện ra, Mr Hue sẽ xem lại slide và đưa ra góp ý của mình, sau đó nhấn Approve




- Sau khi Mr Hue nhấn Approve xong, thì một email khác sẽ được chuyển tiếp đến cho Mr Hoang, cũng với nội dung tương tự




- Mr Hoang nhận thấy slide này không đẹp và yêu cầu phải làm lại, nên anh ấy viết comment và chọn Reject





-> Lưu ý: Khi Mr Hoàng chọn Reject thì task của Mr Hoàng vẫn là complete.

- Và cứ tiếp tục như vậy, sau khi Mr Hoàng approve xong sẽ chuyển đến cho người cuối cùng là Mr Hieu

- Khi Mr Hieu approve thì workflow sẽ hoàn thành. Quay trở lại Sharepoitn Site, vào mục Shared Documents




- Nhấn vào chữ “Rejected”, sẽ liệt kê những sự kiện của workflow này

+ Mục Workflow Information: cho biết thông tin về Workflow (ai tạo này workflow này, vào thời điểm nào?)
+ Mục Tasks: cho biết ai được chỉ định review file này, và tình trạng Approve hay Reject
+ Mục Workflow History: cho biết thông tin góp ý của những người được yêu cầu xem file




Ngoài file Powerpoint ra, bạn còn có thể làm trên các file Office khác như: Word, Excel, Access,…Cách làm cũng tương tự như ở trên. Chúc các bạn thành công

-- Hết phần 1 --

By Nguyễn Mạnh Trọng
www.msopenlab.com