Triển khai workflow bằng microsoft office sharepoint designer 2007

TRIỂN KHAI WORKFLOW BẰNG MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT DESIGNER 2007





I. Giới thiệu:

Ở các phần trước, tôi đã giới thiệu với các bạn bằng cách triển khai Workflow bằng Microsoft Office Sharepoint Server 2007. Nhưng chúng ta chỉ dừng lại ở các workflow có sẵn như: Approval Workflow, Collect Feedback Workflow, Collect Signature Workflow… Vậy có cách nào tự tạo 1 Workflow cho riêng mình hay không? Trong phần tiếp theo của loạt bài viết về Workflow dành cho Sharepoint, chúng tôi sẽ tiếp tục giới thiệu với các bạn cách triển khai Workflow bằng Sharepoint Designer 2007 thông qua mô hình thực tế.

Bài lab bao gồm các bước:


1. Khởi tạo 1 Workflow mới trong Sharepoint Designer


2. Xây dựng Initiation Form trước khi chạy Workflow


3. Tạo Workflow Step


4. Kiểm tra Workflow


II. Chuẩn bị:
- Cài đặt Microsoft Office Sharepoint Designer 2007
- Tạo Sharepoint Site: http://server:55555




- Cấu hình Incoming Email và Outgoing Email hoàn chỉnh

III. Thực hiện:


Chúng ta sẽ từng bước thực hiện Workflow theo như mô hình bên dưới

1. Mr Hiếu – Marketing Manager sẽ tạo ra 1 bản nháp kế hoạch marketing cho sản phẩm mới

2. Sau đó Mr Hiếu sẽ gửi bản nháp này cho Mr Nam – Product Manager xem xét chi tiết và thông tin cụ thể để marketing cho sản phẩm

3. Sau khi Mr Nam chấp nhận bản kế hoạch này thì 2 việc sau sẽ xảy ra cùng lúc:
a. 1 thông báo sẽ được gửi tới cho Mr Trọng – Advertising Agency bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm mới và Mr Trọng sẽ dự trù ngân sách để thực hiện chiến lược này
b. 1 thông báo sẽ được gửi tới cho Mr Hoàng – Manufactoring Coordiantor, Mr Hoang sẽ confirm lại xem ngày launch sản phẩm có phù hợp hay không? Có kịp tiến độ hay không? Nên tăng thêm thời gian hay giảm bớt thời gian

4. Sau khi các bước trên đã hoàn tất thì 1 bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ được gửi tới cho Mr Huệ - Marketing Director xem xét và quyết định có “launch” chương trình này hay không

Bây giờ chúng ta sẽ bắt đầu đi vào từng bước để thực hiện Workflow

1. Khởi tạo 1 Workflow mới trong Sharepoint Designer
- Mở Sharepoint Designer 2007, vào menu File, chọn Open Site…




- Nhập vào tên Site ở mục Site Name. VD: http://server:55555




- Nhập vào username và password để mở Site



- Sau khi Site được mở ra, vào menu File, chọn New, sau đó chọn Workflow…



- Màn hình Define your new worklfow, ở ô Give a name to this workflow, bạn đặt tên cho Workflow của mình, ví dụ: Product Marketing Plan.

+ Ở mục What SharePoint list should this workflow be attached to?, bạn chọn Document Library mà bạn muốn triển khai Workflow, ở đây tôi chọn Shared Document

+ Ở mục Select workflow start options for items in Sharepoint Documents, đánh dấu check vào ô Allow this workflow to be manually started from an item

+ Ở phía bên dưới, chọn Initiation… để bắt đầu tạo Initiation Form




2. Xây dựng Initiation Form trước khi chạy Workflow
Trước khi Workflow chạy, Marketing Manager cần phải cung cấp 1 số thông tin như sau:
- Product Name: tên sản phẩm mà trong kế hoạch Marketing đề cập tới
- Subsidiary: tên chi nhánh công ty làm ra sản phẩm (ví dụ, Chi nhánh HOCHIMINH hoặc chi nhánh HANOI)
- Budget: Ngân sách để thực hiện sản phẩm này
- Launch Date: Ngày công bố sản phẩm

a. Tạo Product Name Field:
- Màn hình Workflow Initiation Parameters, nhấn Add…



- Màn hình Add Field, mục Field Name, bạn đặt tên là Product Name. Mục Information type, chọn kiểu dữ liệu là Single line of text. Sau đó nhấn Next



- Mục Default Value, bạn để trắng. Sau đó nhấn Finish



b. Tạo Subsidiary Field:
- Màn hình Workflow Initiation Parameters, nhấn Add…



- Màn hình Add Field, mục Field Name, bạn đặt tên là Subsidiary. Mục Information type, chọn kiểu dữ liệu là Choice (menu to choose from). Sau đó nhấn Next



- Ở mục Choice, bạn nhập vào 2 giá trị để chọn lựa. Ví dụ: Công Ty Msopenlab có 2 chi nhánh HOCHIMINH và HANOI. Mục Display as, chọn Drop-down menu. Sau đó bạn nhấn Finish



c. Tạo Budget Field:
- Màn hình Workflow Initiation Parameters, nhấn Add…



- Màn hình Add Field, mục Field Name, bạn đặt tên Budget. Mục Information type, chọn kiểu dữ liệu là Number. Sau đó nhấn Next



- Ở mục Default value, bạn để giá trị: 0. Sau đó nhấn Finish



d. Tạo Budget Field:
- Màn hình Workflow Initiation Parameters, nhấn Add…



- Màn hình Add Field, mục Field Name, bạn đặt tên Launch Date. Mục Information type, chọn kiểu dữ liệu là Date and Time. Sau đó nhấn Next



- Chọn giá trị Blank Default Value. Ở mục Display Format, chọn định dạng Date Only. Sau đó nhấn Finish



- Cuối cùng, sau khi tạo xong, bạn sẽ được 4 Field bao gồm: Product Name, Subsidiary, Budget và Launch Date. Sau đó nhấn OK



3. Tạo các Workflow Step:
Trong bài lab này, chúng ta cần tạo 3 step:
* Product Manager
* Notification (thông báo đến cho Advertising và Manufactory)
* Marketing Director

a. Step 1: Product Manager
- Quay trở lại màn hình Define Your New Workflow, nhấn Next



- Ở mục Step Name, đặt tên là Product Manager. Bên dưới bạn nhấn vào biểu tượng Conditions, chọn Compare any Datasource



- Nhấn vào giá trị value đầu tiên



- Màn hình Define Workflow Lookup, ở mục Source, chọn Workflow Data. Mục Field, chọn Intiation: Subsidiary, sau đó nhấn OK



- Nhấn vào giá trị value thứ hai, chọn vào biểu tượng “…”



- Sau đó bạn nhập lại giá trị mà bạn đã tạo ở Initiation Subsidiary. Ví dụ: MSOPENLAB Ltd. (HOCHIMINH). Sau đó nhấn OK



- Tiếp theo bạn nhấn vào biểu tượng Actions, chọn Send an Email



- Nhấn chọn vào Email this message



- Bạn còn nhớ ở những phần trước, khi bạn triển khai workflow. Một email sẽ tự động gửi tới cho user, bây giờ bạn có thể tùy chỉnh cho email đó (thậm chí là việt hóa). Những phần được đóng khung màu đỏ, bạn có thể điền vào bằng cách “Add Lookup to Body”

[%Initiation: Product Name%]
Source Data: Workflow Data
Field: Initiation: Product Name

[%Shared Documents:Encoded Absolute URL%]
Source Data: Current Item
Field: Encoded Absolute URL

[%Shared Documents:Modified By%]
Source Data: Current Item
Field: Modified By

Sau đó nhấn OK



- Quay trở lại màn hình Step 1, nhấn vào biểu tượng Actions, chọn More Actions…



- Ở mục Select a Category, chọn All Actions. Bên dưới Choose an Action, chọn Assign a To-do item. Sau đó nhấn Add





- Nhấn chuột vào a to do item. Trong cửa sổ Custom Task Wizard ở khung Name, đạt tên là Review Plan, bên dưới mục Description, nhập vào thông tin mô tả cho Task này. Sau đó nhấn Finish



- Nhấn chọn vào these users, sau đó add user DONG PHUONG NAM vào





- Như vậy chúng ta đã gần như tạo xong Step1. Gửi mail đến cho Product Manager. Nhưng đó là đối với trường hợp người triển khai Workflow chọn chi nhánh MSOPENLAB Ltd (HOCHIMINH). Vậy lỡ như họ chọn chi nhánh ở HANOI thì sao? Như vậy, chúng ta sẽ tạo thêm 1 Actions nữa cho trường hợp thứ 2, khi user chọn chi nhánh ở HANOI, thì 1 email sẽ gửi tới cho Product Manager ở HANOI. Quay trở lại màn hình Step 1, nhấn vào đường link Add Else If Conditional Branch



- Nhấn vào biểu tượng Actions, chọn Send an Email



- Nhập vào địa chỉ email của Product Manager ở chi nhánh HANOI và nhập vào nội dung



- Tương tự, bạn cũng gán Assign a To-do Item cho user này



b. Step 2: Notification
- Ở phía bên phải, chọn Add Workflows Step



- Ở mục Step Name, đặt tên là Notification. Bên dưới bạn nhấn vào biểu tượng Actions, chọn Send an email



- Tiếp tục nhấn vào biểu tượng Actions, chọn Send an email thêm lần nữa



- Nhấn vào biểu tượng hình mũi tên ngay mục Conditions, chọn Run All Actions in Parallel. Bạn sẽ thấy ở mục Actions, chữ “end” sẽ được đổi thành “and”



- Nhấn vào chữ this message ở email 1, điền nội dung email, sau đó nhấn OK





- Tương tự bạn cũng làm cho email thứ 2



- Nhấn chuột vào biểu tượng Actions, chọn Assign a To-Do Item



- Sau đó bạn lại tiếp tục nhấn chuột vào biểu tượng Actions, chọn Assign a To-Do Item thêm lần nữa





- Lần lượt tạo các to do item và gán cho các user tương ứng



c. Step 3: Marketing Director
- Tạo thêm 1 Workflow Step, đặt tên là: Marketing Director
- Ở mục Actions, chọn Send an Email, sau đó bạn add thêm Assign a To-do item. Set parallel cho 2 hành động này xảy ra cùng lúc.



- Cuối cùng bạn nhấn Finish. Quá trình xây dựng, đóng gói Workflow hoàn tất



4. Kiểm tra Workflow:
- Log on user HIEU DAO DUY, upload Document vào Shared Document. Chuột phải vào file văn bản, chọn Workflows




- Lúc này bạn sẽ thấy Workflow “Product Marketing Plan” mà bạn đã tạo trong Sharepoint Designer. Nhấn chọn vào workflow “Product Marketing Plan”




- Lần lượt nhập vào tên sản phẩm, tên chi nhánh công ty, ngân sách, và ngày chạy sản phẩm. Sau đó nhấn Start




- Lúc này theo đúng tiến trình của Workflow, user DONG PHUONG NAM sẽ nhận được 1 email




- Khi user DONG PHUONG NAM truy cập vào Task List trên Sharepoint, sẽ có 1 To-do Item (do bạn đã tạo trong Sharepoint Designer)




- Khi user DONG PHUONG NAM xem và duyệt qua kế hoạch này xong, chỉ việc nhấn Complete Task




- Và Workflow cứ tiếp tục diễn ra cho đến khi user TRAN VAN HUE- Marketing Director quyết định sản phẩm có đạt hay không.

By Nguyễn Mạnh Trọng
www.msopenlab.com