ứng dụng workflow cho doanh nghiệp - phần 2: ứng dụng collect feedback workflow vào d

ỨNG DỤNG WORKFLOW CHO DOANH NGHIỆP - PHẦN 2: ỨNG DỤNG COLLECT FEEDBACK WORKFLOW VÀO DOCUMENT LIBRARY





I. Giới thiệu:

Bạn có 1 policy mới dành cho công ty, bạn muốn tất cả các nhân viên cùng đóng góp ý kiến về policy này trước khi nó có hiệu lực chính thức. Bạn sẽ gửi mail cho các nhân viên, đính kèm theo file policy. Sau đó, các nhân viên sẽ gửi lại feedback cho bạn. Nhưng làm thế nào để bạn tổng hợp lại các feedback đó vì mỗi nhân viên sẽ reply lại 1 email ? Làm sao để bạn có thể biết được các nhân viên không copy các feedback của nhau? Rắc rối quá phải không?

Collect Feedback Workflow hoàn toàn có thể giúp bạn làm được việc đó. Workflow này sẽ giúp bạn gửi mail đến cho các nhân viên và cho phép các nhân viên có thể chỉnh sửa và đóng góp ý kiến trực tiếp ngay trên file. Như vậy mọi thứ đều ở 1 chỗ, rất tiện lợi. Trong phần 2 này, tôi sẽ giới thiệu với các bạn cách “Ứng dụng Collect Feedback Workflow vào Document Library”

Phần 2 bao gồm các bước:

1. Tìm hiểu Collect Feedback Workflow

2. Cấu hình Collect Feedback Worklfow

3. Kiểm tra Collect Feedback Workflow

II. Chuẩn bị:

- Hoàn tất khâu chuẩn bị như ở phần 1

- Chuẩn bị sẵn 1 file văn bản, qua tab Review, nhấn vào biểu tượng Track Changes (khi người khác chỉnh sửa file này sẽ tự thay đổi màu sắc chữ). Sau đó bạn Save file này lại, ở bài lab này tôi đặt tên là introduce_ms.docx




- Truy cập vào Sharepoint Site, upload file introduce_ms.docx lên Shared Document






III. Thực hiện:

1. Tìm hiểu Collect Feedback Workflow:



Collect Feedback Workflow thu thập tất cả các thông tin phản hồi của 1 file văn bản cho bạn. Khi bạn khởi động Collect Feedback Workflow thì trình tự sau sẽ diển ra:

1. Workflow sẽ gửi mail đến những người mà bạn chỉ định trong mục Approver.
2. Sau khi đọc xong mail, những người mà bạn chỉ định sẽ click vào đường link (có trong lá mail). File văn bản sẽ được mở ra và họ có thể đóng góp feedback cho file cũng như thêm/xóa nội dung.

Sau khi Workflow hoàn tất, bạn chỉ việc mở file đó ra và có thể tổng hợp các feedback của mọi người. Nhờ vào Collect Feedback Workflow, bạn dễ dàng biết được ai đã cung cấp feedback và ai không cung cấp feedback cho bạn. Tránh được tình trạng copy feedback lẫn nhau.

Lưu ý: Cơ chế hoạt động của Collect Feedback Workflow khác với Approval Workflow, Approval Workflow đi theo cơ chế route document (người này nhận mail, hoàn tất xong mới tới người kế tiếp nhận mail). Còn Collect Feedback Workflow gửi đến cho tất cả mọi người do bạn chỉ định

2. Cấu hình Collect Feedback Worklfow:
- Chuột phải vào file introduce_ms.docx, chọn Workflows




- Bên dưới mục Start a new workflow, chọn Collect Feedback




- Chú ý các mục sau đây:
+ Approvers: tên những người mà bạn muốn họ xem và chỉnh sửa nội dụng cho file của bạn. Ở đây tôi cần 2 ông sếp của tôi xem nên tôi add lần lượt 2 user: HUE TRAN VAN, HOANG THUY TRAN, HIEU DAO DUY
+ Type a message to include with your request: Nhập vào nội dung bạn yêu cầu
+ Due date: thời hạn cuối để review file. Sharepoint sẽ gửi thư nhắc nhở

Cuối cùng bạn nhấn Start để khởi động Workflow



- Lúc này sẽ xuất hiện thêm cột “Collect Feedback” và Status là “In Progress”




3. Kiểm tra Collect Feedback Workflow
- Log on user HIEU DAO DUY, mở Microsoft Outlook 2007, 1 email đã được gửi tới cho Mr Hieu. Nhấn vào chữ “here”




- Trong trang Tasks: Please review file introduce_ms, chọn file introduce_ms




- File tài liệu được mở ra, chú ý bạn sẽ thấy có 2 tùy chọn:
+ Edit Document: Chỉnh sửa lại file văn bản
+ Edit this task: Feedback cho file văn bản
Ở đây, Mr Hieu muốn chỉnh sửa lại nội dung nên anh ấy chọn “Edit Document”




- Khi Mr Hieu chỉnh sửa file văn bản này, thì tự động những thao tác của Mr Hieu sẽ được chuyển sang màu khác( thêm hoặc xóa chữ). Sau khi chỉnh sửa xong, Mr Hieu Save lại và nhấn Edit this task…



- Tiếp theo hộp thoại Please review sẽ hiện ra, Mr Hieu sẽ đưa ra góp ý của mình, sau đó nhấn Send Feedback




Lưu ý: Nếu Mr Hieu không nhấn “Edit this task” thì Workflow này sẽ không hoàn thành

- Tương tự, log on user HOANG THUY TRAN, mở Microsoft Outlook 2007, một email thông báo cũng sẽ được gửi tới cho Mr Hoang




- Mr Hoang cũng chọn Edit Document, và chỉnh sửa nội dung (thao tác của Mr Hoang chuyển sang màu xanh)




- Sau khi chỉnh sửa xong, Mr Hoang Save văn bản lại và nhấn Edit this task. Trong hộp thoại Please review, Mr Hoang cũng đưa ra ý kiến của mình và nhấn Send Feedback



- Như vậy, đến đây Collect Feedback Workflow đã hoàn thành. Truy cập vào Sharepoint Site, vào Shared Document , mở file introduce_ms




- Rê chuột vào những dòng chữ thay đổi, sẽ cho bạn biết user nào đã chỉnh sửa văn bản, chỉnh sửa vào thời gian nào



- Nếu bạn đồng ý với việc chỉnh sửa này, chuột phải vào đoạn văn bản, chọn Accept Change




- Ngược lại, nếu không đồng ý thì bạn chọn Reject Change




- Cuối cùng sau khi tổng hợp ý kiến và thay đổi nội dung cần thiết, bạn có 1 file hoàn chỉnh




- Quay trở lại Sharepoint Site, mục Shared Document, nhấn vào chữ Completed



- Những thông tin về Workflow sẽ xuất hiện

+ Mục Workflow Information: cho biết thông tin về Workflow (ai tạo này workflow này, vào thời điểm nào?)

+ Mục Tasks: cho biết ai được chỉ định review file này, và tình trạng Completed hay Rejected

+ Mục Workflow History: cho biết thông tin góp ý của những người được yêu cầu xem file

-- Hết phần 2 --

By Nguyễn Mạnh Trọng
www.msopenlab.com