Triển khai microsoft office sharepoint server 2007 cho hệ thống mạng doanh nghiệp – p

TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 CHO HỆ THỐNG MẠNG DOANH NGHIỆP – PHẦN 2: QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG SHAREPOINT LIST
I. Giới thiệu:

Microsoft Office SharePoint Server 2007 xây dựng trên các dịch vụ hệ điều hành và cơ sở dữ liệu để hỗ trợ những điều kiện cần thiết cho 1 trang web làm việc nhóm đến 1 portal của doanh nghiệp.
Dịch vụ nền tảng Office SharePoint Server 2007 cung cấp những cải tiến bảo mật, các tính năng tin cậy, có thể co giãn và hiệu năng cao như sau:
- Storage (Lưu trữ)
- Management (Quản lý)
- Deployment (Triển khai)
- Site Model (Tạo mô hình site)
- Extensibility (Khả năng mở rộng)

Thêm vào đó Office SharePoint Server 2007 được bổ sung những tính năng cộng tác sau:
- Document collaboration
- Wikis and Blogs
- Really Simple Syndication (RSS) support
- Discussions
- Project task management
- Contacts, Calendars, and Tasks
- E-mail integration
- Tích hợp với Microsoft Office 2007
- Hỗ trợ offline cho các danh sách và thư viện văn bản của SharePoint nhờ sử dụng Office Outlook 2007 như một phần mềm khách offline.

Các bạn có thể tham khảo chi tiết các chức năng của Office SharePoint Server 2007 trong bài viết "Tổng quan Office SharePoint Server 2007"

Trong phần 2 này, tôi xin giới thiệu với các bạn cách thức “Quản lý nhân sự bằng Sharepoint List”

Phần 2 bao gồm các bước:

1. Tạo Sharepoint List

2. Tạo và chỉnh sửa các cột trong Sharepoint List

3. Tạo List Item trong Sharepoint List

4. Ứng dụng Sharepoint List tạo Danh Sách Nhân Viên

5. Ứng dụng Sharepoint List tạo Bảng Lương Nhân Viên



II. Chuẩn bị:

- Tạo Sharepoint Site “Quản lý nhân sự” (xem lại cách tạo Sharepoint Site ở phần 1)














III. Thực hiện:

1. Tạo Sharepoint List:

- Vào menu Site Actions, chọn Create






- Sharepoint List phân ra rất nhiều loại như: Library (thư viện), Communications (trao đổi thông tin), Tracking (theo dõi thông tin), Custom Lists (tùy chọn list) và Web Pages (trang web). Trong bài lab này, bạn chọn Custom Lists






- Trong khung Name and Description, nhập vào Tỉnh thành, sau đó nhấn Create để bắt đầu tạo mới










2. Tạo và chỉnh sửa các cột trong Sharepoint List

- Đối với tỉnh thành bạn sẽ cần 2 giá trị: Mã tỉnh thành và Tên tỉnh thành. Khi bạn tạo Custom Lists, mặc định Sharepoint tạo cho bạn 2 giá trị là ID và Title, đối với giá trị Title, bạn có thể sửa tên lại được. Như vậy, lúc này bạn cần tạo thêm 1 cột mới tên “Mã tỉnh thành”. Nhấn Settings, chọn Create Column





- Trong màn hình Create Column, bạn nhập vào những thông tin sau:

+ Column Name: Tên Tỉnh Thành

+ The Type of Information column is: chọn Single line of text

+ Maximum number of characters: 30 (chiều dài ký‎ tự tối thiểu của cột này là 30)

Nhấn OK để bắt đầu tạo cột mới










- Sau khi tạo thành công cột “Tên Tỉnh Thành”, bạn cần sửa lại chữ “Title” thành “ Mã tỉnh thành”. Trong trang Tỉnh thành, vào menu Settings, chọn List Settings






- Nhấn chọn vào Title






- Ở khung Column Name, sửa lại thành “Mã tỉnh thành”, và cho Maximum number of characters = 3 , sau đó nhấn OK






- Lúc này, bạn đã có 2 giá trị: Mã tỉnh thành và Tên tỉnh thành






3. Tạo List Item trong Sharepoint List

- Mở trang Tỉnh thành, click chuột vào New, chọn New Item






- Nhập vào Mã tỉnh thành và Tên tỉnh thành. Ví dụ:

+ Mã tỉnh thành: HCM (tối đa 3 kí tự)

+ Tên tỉnh thành: Thành phố Hồ Chí Minh

Sau đó nhấn OK






- Cứ như vậy, bạn thử tạo danh sách tỉnh thành như sau:






- Tương tự, bạn tạo thêm Sharepoint List là : Phòng ban, Chức vụ, Tôn giáo theo mẫu như sau:


* Phòng ban:






* Chức vụ:






* Tôn giáo:






- Liên quan đến trình độ học vấn của Nhân viên, bạn cũng cần tạo thêm các Sharepoint List như: Ngành học, Bằng cấp


* Ngành học:






* Bằng cấp:






4. Ứng dụng Sharepoint List tạo Danh Sách Nhân Viên
- Quay trở lại trang “Quản lý nhân sự”, vào mục Site Actions, chọn Create






- Ở trang Create, chọn Custom Lists





- Ở khung Name and Description, nhập vào “Danh sách nhân viên”, nhấn Create để bắt đầu tạo mới






- Vào Settings, chọn List Settings






- Nhấn chọn vào “Title”






- Ở cột Column Name, sửa lại tên thành “Mã nhân viên”, sau đó nhấn OK






- Vào mục Settings, chọn Create Column






- Tạo cột Họ, kiểu định dạng là Single line of text, số ký tự tối đa là 50










- Tương tự bạn làm thêm cột Tên









- Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm cột Họ và tên, bằng cách ghép cột Họ và cột Tên lại với nhau (chọn kiểu định dạng là Calculated)






- Tạo cột Ngày tháng năm sinh với kiểu định dạng là Date and Time










- Tạo cột Giới Tính với 2 giá trị lựa chọn Nam hoặc Nữ. Chọn kiểu định dạng là Choice






- Ở dòng Type each choice on a separate line, bạn gõ vào 2 giá trị: Nam, Nữ

Ở mục Display choice using, có 3 chế độ cho bạn lựa chọn

+ Drop-Down Menu: sẽ có một menu sổ xuống cho bạn lựa chọn

+ Radio Button: tương ứng với mỗi giá trị sẽ có 1 nút cho bạn lựa chọn à Ở đây tôi chọn Radio Button

+ Checkboxes: cho phép bạn chọn lựa nhiều mục, thường loại này được dùng khi bạn khảo sát và cho phép người ta chọn lựa nhiều giá trị.






- Tương tự bạn tạo thêm lần lượt các cột là Số CMND, Ngày Cấp, Địa chỉ tạm trú, Địa chỉ thường trú, Điện thoại, Email



* Số CMND:






* Ngày cấp:






* Địa chỉ tạm trú:






* Địa chỉ thường trú:






* Điện thoại:




* Email:






- Bạn cũng cần tạo thêm cột Hình Ảnh Nhân Viên để biết thêm hình ảnh của nhân viên, chọn kiểu định dạng là Hyperlink and Picture






- Kéo xuống phía dưới, ở mục Format URL as, chọn kiểu định dạng là Picture, sau đó nhấn OK






- Quay trở lại “Danh sách nhân viên”, chọn menu View, chọn Modify this view





- Trong cửa sổ Edit View, bạn sắp xếp thứ tự các cột như bên dưới






- Quay trở lại trang “Danh sách nhân viên”, nhấn chọn New Item để bắt đầu tạo mới nhân viên






- Lần lượt điền vào các thông tin của nhân viên










- Sau khi tạo xong danh sách nhân viên, bạn sẽ được như hình bên dưới






5. Ứng dụng Sharepoint List tạo Bảng Lương Nhân Viên

- Tương tự như “Danh Sách Nhân Viên”, bạn thử tạo Bảng Lương Nhân viên theo như hình bên dưới:






Gợi ý:

- Cột Họ tên chọn kiểu giá trị là Lookup, liên kết đến Họ và tên trong “Danh sách nhân viên”. Như vậy bạn không cần gõ lại tên Nhân Viên, khi đến cột này, sẽ có một menu cho bạn lựa chọn tên Nhân viên mà bạn muốn nhập liệu






- Kéo xuống phía dưới, ở mục Get Information Form, chọn Danh sách nhân viên, ở mục In this column, chọn Họ và Tên






- Cột Ngày vào làm, chọn kiểu định dạng là Date and Time










- Cột Phòng ban kiểu dữ liệu là Lookup, liên kết đến cột tên Phòng ban





- Tương tự tạo thêm cột Chức vụ và Mức Lương

- Sau khi hoàn thành, bạn sẽ được Bảng Lương của nhân viên






By Nguyễn Mạnh Trọng
www.msopenlab.com